Hvordan kan kommunen gjøre offentlig informasjon mer tilgjengelig – samtidig som man ivaretar sikkerhet og reduserer arbeidsbelastningen?
DocTorg er GeoDoc sin publikumsløsning, utviklet for å gi innbyggere enkel, sikker og døgnåpen tilgang til offentlig journal og kommunale dokumenter.
En mer tilgjengelig og åpen kommune
Med DocTorg kan innbyggere selv finne det de trenger – når det passer dem. Løsningen gjør innhold fra GeoDoc søkbart og tilgjengelig i en brukervennlig publikumsløsning, med dokumenter som søknader, tegninger og annen relevant dokumentasjon.
Resultatet er raskere svar, mindre behov for å kontakte kommunen og bedre etterlevelse av offentlighetsloven.
Hva sier kundene?
For Sør-Odal kommune har DocTorg gjort det enklere å følge opp kommunens mål om åpenhet, samtidig som løsningen har bidratt til mindre manuelt arbeid og bedre service til innbyggerne.
– Kommunestyret i Sør-Odal har tidligere vedtatt at eiendomsarkiv og byggesaker skal være så tilgjengelig som mulig for innbyggerne. Med DocTorg kan kommunen enkelt svare ut dette.
Plattformen bidrar til en enklere dialog med innbyggere og gir innbyggerne god oversikt over dokumenter som gjelder deres eiendom. Dette medfører også økt tillit til kommunen.
Dokumentsenteret kan også enklere håndtere forespørsler som gjelder eiendomsdokumenter ved å henvise til DocTorg, og unngå merarbeid med å lete frem dokumenter slik man gjorde tidligere.
Kay Henning Kleverud, Sør-Odal kommune
Bygget på GeoDoc – en strukturert dokumentsamling
DocTorg bygger på GeoDoc, en dokumentsamling som samler dokumenter fra ulike kilder i én struktur.
GeoDoc er en samling av kommunens dokumenter fra ulike kilder på ett sted. Løsningen gjør det mulig å strukturere og oppdatere dokumenter uten å komme i konflikt med arkivlov og forskrift.
Dette gir en effektiv og kontrollert måte å tilgjengeliggjøre dokumentasjon på.
En løsning innbyggerne faktisk bruker
DocTorg er utviklet for at innbyggere raskt skal finne frem til riktig informasjon. Det er enkelt å søke etter dokumenter ved hjelp av adresse, gårds- og bruksnummer eller i kart, og resultatene kan filtreres videre.
I samme løsning kan brukeren forhåndsvise dokumenter, laste ned, skrive ut eller dele dem videre. Grensesnittet er intuitivt, responsivt og tilpasset universell utforming.
Fleksibel publisering – full kontroll
Kommunen styrer selv hva som publiseres. Innbyggere logger seg inn via ID-porten og får tilgang til dokumentene som er gjort tilgjengelige.
Løsningen kan publiseres på kommunens nettside eller integreres i «Min side». Dokumentene beholder samme struktur som i GeoDoc, noe som gir god oversikt.
Sikker håndtering av innsyn
DocTorg balanserer åpenhet og kontroll, og gir kommunen full oversikt over hva som deles.
Dokumenter uten tilgangsbegrensning er tilgjengelige i fulltekst. Dokumenter som er unntatt offentlighet vises i søkeresultatet, men er låst og merket med hengelås. De kan ikke åpnes direkte, og krever forespørsel om innsyn. Innsynsforespørsel sendes direkte fra DocTorg.
Innbygger får dermed oversikt over hva som finnes, samtidig som kommunen beholder kontroll over videre behandling. Løsningen støtter krav til både sikkerhet og korrekt håndtering av innsyn.
Mer selvbetjening – mindre manuelt arbeid
Kommuner som tar i bruk publikumsløsninger opplever ofte en reduksjon i henvendelser på 20–40% over tid.
Samtidig reduseres ressursbruken knyttet til oppfølging og deling av dokumenter, og kapasiteten øker uten behov for økt bemanning.
Forutsetninger for å lykkes
Verdien av DocTorg avhenger av datagrunnlaget. Jo mer komplett dokumentsamlingen i GeoDoc er, desto bedre blir løsningen.
Offentlig journal er en viktig del, men gir ikke et fullstendig bilde alene. Effekten øker når historiske data og løpende oppdateringer er inkludert.
Kort oppsummert
DocTorg gjør offentlig informasjon tilgjengelig – på en trygg og kontrollert måte.
Det gir bedre service for innbyggerne og en mer effektiv arbeidshverdag i kommunen.
Ofte stilte spørsmål
Hva er en publikumsløsning for kommunen?
En publikumsløsning er en digital portal hvor innbyggere kan få tilgang til offentlig journal og kommunale dokumenter uten å kontakte kommunen direkte.
Hvordan fungerer DocTorg?
DocTorg tilgjengeliggjør dokumenter fra GeoDoc, slik at innbyggere kan søke og finne informasjon selv.
Hva er GeoDoc?
GeoDoc er en dokumentsamling som samler dokumenter fra ulike kilder, og fungerer som et supplement til kommunens arkiv.
Hvordan fungerer tilgang til offentlig journal med DocTorg?
DocTorg gjør offentlig journal og relevante dokumenter tilgjengelig i en brukervennlig løsning hvor innbyggere kan søke og finne informasjon.
Kan man publisere dokumenter som er unntatt offentlighet?
Ja. Dokumenter som er unntatt offentlighet vises i løsningen, men er låst og merket med en hengelås. Innbyggere kan sende forespørsel om innsyn, men har ikke direkte tilgang til dokumentet.
Hva er fordelene med digital tilgang til dokumenter?
Det gir raskere tilgang til informasjon, bedre service for innbyggere og mindre manuelt arbeid for kommunen.
Reduserer DocTorg henvendelser til kommunen?
Ja, mange kommuner opplever en betydelig reduksjon i telefoner og e-poster fordi innbyggere finner svar selv.
Vil du prate om dokumentforvaltning?
Geir ønsker gjerne å ta en prat rundt ditt behov! Fyll inn din kontaktinformasjon så kontakter vi deg.
Geir Harbak
Produkteier GeoDoc
