Tønsberg kommune har brukt GeoDoc for eiendomsarkiver i snart 20 år

Tønsberg kommune tok i bruk GeoDoc for digitaliserte eiendomsarkiver for snart 20 år siden. I årenes løp har vi hatt et godt samarbeid med kommunen som selv har digitalisert papirarkivet ved hjelp av vår skanningsløype. Til nå har kommunen driftet arkivet på egen infrastruktur, men ønsker nå å utvikle sitt GeoDoc med ny funksjonalitet og inkludere innhold fra flere kilder og flere kommuner.  

Et komplett GeoDoc etter kommunesammenslåing  

Kommunereformen medførte en deling og sammenslåing av gamle Re, Holmestrand og Stokke kommuner som nå er blitt en del av nye Tønsberg kommune. På bakgrunn av dette ønsker den nye kommunen nå å samle hele eiendomsarkivet til en komplett GeoDoc-base. 

Tønsberg kommune er godt vant med å bruke GeoDoc for oppslag i eiendomsarkiver og har over snart 20 år sett at dette fungerer godt for kommunen. Nå har de et ønske om å også kunne finne alle andre dokumenter som omhandler en eiendom på samme måte i GeoDoc– alt på ett sted.  

Flytting til skydrift og ny funksjonalitet i GeoDoc

Tønsberg har nå besluttet å flytte arkivet til skydrift hos oss i Geomatikk for å kunne oppgradere til nyeste versjon av GeoDoc, og samtidig til enhver tid ha tilgang til ny funksjonalitet og nye versjoner.  

Import av historisk arkiv og overføring fra produksjonsarkivet til et komplett GeoDoc

De tidligere kommunene har hver sine historiske baser med digitalt skapte eiendomsdokumenter. Disse basene vil kopieres og importeres inn til GeoDoc etter samme prinsipper og struktur som det skannede arkivet.  

Etter sammenslåingen har nye Tønsberg kommune fått etablert en ny produksjonsbase i ACOS Websak for løpende saksbehandling. For å komplettere GeoDoc for oppslag i historisk arkivinformasjon vil også avsluttede saker i sakssystemet løpende overføres til GeoDoc via vår synkroniseringstjeneste GeoDoc Synk.  

Enhetlig merking og struktur sikrer søkbarhet i GeoDoc

Dokumenter som har forskjellig opprinnelse, blir nå samlet i GeoDoc. Alle dokumentene gjøres søkbare med felles metadata og kategorisering, uansett hvilket system dokumentene har sin opprinnelse fra. På denne måten kan alle dokumenter som omhandler en eiendom i Tønsberg kommune hentes frem ved bruk av GeoDoc. Dette gir kommunen ett sted å søke og ett sted å integrere for tilgang til eiendomsarkivet. 

Dokumentfangst med docHub for videre skanning til GeoDoc

For å komplettere GeoDoc ytterligere har Tønsberg kommune anskaffet vår skybaserte dokumentfangstløsning docHub for restskanning av byggesaksarkiv, oppmålingsarkiv og landbruksarkiv. Dette innebærer at dokumenter som skannes fortløpende blir søkbare i GoeDoc. I docHub kan skanneoperatører i Tønsberg kommune fritt veksle mellom hvilke arkivdeler de ønsker å skanne til.  

Alt på ett sted 

Når vi har fått samlet både historiske dokumenter og dokumenter som produseres i produksjonsmiljøet inn i GeoDoc, sammen med allerede skannet materiale, sitter Tønsberg kommune igjen med et komplett heldigitalt arkiv, som sparer kommunen for tid og ressurser når de skal gjenfinne etterspurt arkivmateriale.  

Vi er glade for den tillitten Tønsberg kommune viser oss og GeoDoc, og ser frem til videre samarbeid med kommunen.  

Er du nysgjerrig på hvordan GeoDoc kan nyttiggjøres i din kommune? Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat!  

Geir Harbak
Produkteier – GeoDoc
918 58 480
Geir.Harbak@geomatikk-ikt.no