Moduler i GeoSak
GeoSak er et kraftig verktøy som hver enkelt kommune kan tilpasse etter deres behov. Vi tilbyr flere ulike moduler for å sikre en skreddersydd løsning.
GeoSak Faktura er en modul som gjør at GeoSak kan kobles til kommunens økonomisystem - enten via filoverføring eller som en komplett integrasjon. Dette gir kommunen mulighet til å etablere varekatalog med fakturalinjer og priser av ulik kategori. Med basis i utførte tjenester registrert i GeoSak, vil kommunen kunne fakturere brukerne av tjenestene i henhold til definerte vilkår i varekatalogen. Modulen gir også mulighet til å periodisere faktura både forskudds- og etterskuddsvis. Aktør/søker får informasjon og status på fakturaunderlaget i en aktørportal, slik at det er transparent hva som blir fakturert fra kommunens side.
GeoSak Arkivering er en modul som via geointegrasjon mot kommunens arkivsystem støtter arkivering av all data som faller under offentlighetsloven og arkivloven. Dette inkluderer saksbehandlingshistorikk, høringer, epostkorrespondanse og chat-meldinger. GeoSak Arkivering oppretter automatisk en arkivsak med unikt saksnummer i arkivsystemet når en sak opprettes i GeoSak. Arkivsaken oppdateres forløpende, hver gang en søknad oppdateres eller endrer status/tilstand. Hver integrasjon kan tilpasses etter kommunens behov.
GeoSak Felt er en kontrollapplikasjon som er sømløst integrert med GeoSak, spesielt utviklet for kommunens kontrollører. Kontrolløren har oversikt over all aktivitet som pågår i kommunen. All informasjon fra en sak er tilgjengelig fra felt, slik at kontrolløren kan utføre kontroll og befaring og dokumentere direkte i applikasjonen. Etter fullført kontroll vil aktør automatisk ha tilgang til all dokumentasjon fra kontrollen.
Kommunen kan ha ulike avtaler eller kontrakter med entreprenører eller andre, som kan administreres ved hjelp av avtalemodulen i GeoSak. Disse avtalene kan være knyttet til både foretak og private. En kontrakt kan for eksempel være knyttet til entreprenør som skal utføre asfaltarbeid, bygging av fartsdumper, vedlikehold osv. Disse kan man eventuelt knytte arbeidsordrer til, etter hvert som behovene melder seg.
GeoSak kan sende ut e-poster, for eksempel for høring hos eksterne parter. Det er også mulig å knytte inngående e-poster til en sak. Denne modulen er bygd opp som en enkel e-post-tjeneste, som innehar de aller viktigste funksjonene for inn- og utgående e-poster.
Mange kommuner krever en forhåndsgodkjent plan ved større gravearbeider. Modulen Planer og koordinering muliggjør registrering av planer og geografiske områder for graving, samt søknad om kryssing- og nærføringstillatelse. Dette for å redusere antall gravinger, hindre unødig forringelse av veigrunnen, samt redusere ulemper for publikum og næringsdrivende.
Den enkelte aktør registrerer sine planer og modulen sørger for at relevante aktører blir varslet og kan ta stilling til en eventuell koordinering, for eksempel fellesføring av ledninger. Ferdig koordinerte planer oversendes til kommunen for saksbehandling. Denne modulen erstatter tidligere KGrav fra Geomatikk.
For kommuner som har entreprenører som utfører arbeid på vegne av kommunen, for eksempel permanent asfaltering etter vintergraving, har kommunen mulighet til å sende en arbeidsordre tilknyttet gravearbeidet til entreprenøren. Kommunen har mulighet til å tegne inn hvor mye som skal asfalteres. Faktura fra entreprenør vil i ettertid kunne kobles opp til riktig gravearbeid i GeoSak, og all historikk vil være tilgjengelig.
Dokumentasjon knyttet til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) kan lastes opp av aktøren i en aktørportal. Kommunen kan selv definere hvilke dokumenttyper som kreves ved utført arbeid, og dokumentasjonen kan automatisk sendes til korrekt avdeling/seksjon i kommunen for videre bearbeiding.
Dersom kommunen velger delegeringsmodulen vil aktørers tilgang til GeoSak bygge på en delegeringsmatrise hvor et foretak tildeler tilganger via Altinn.
For å kunne sende inn en plan eller søknad på vegne av et foretak i aktørportalen, må man da først ha fått delegert myndigheten fra det aktuelle foretaket. På denne måten kan systemet enkelt håndtere hvem som faktisk er ansvarlig for arbeidet, og sikre at faktureringen blir sendt til riktig foretak. Kommunen får samtidig bedre kontroll på at entreprenør ikke utfører arbeid uten at byggherre formelt har gitt tillatelse. Byggherre som har delegert til en entreprenør, vil også ha tilgang til og oversikt over planer og søknader levert inn på deres vegne.
I tilfeller hvor en entreprenør ikke klarer å gjennomføre et arbeid, har saksbehandler i kommunen mulighet til å invitere en ny sakspart til en søknad. På denne måten kan en annen entreprenør formelt overta kommunal saksgang i GeoSak, avslutte arbeidet og saken kan arkiveres.
Ved å velge høringsmodulen kan kommunen gi saksbehandler mulighet til å koble på relevante interne og eksterne parter for en forhåndsuttalelse før saksbehandling fortsetter. Det vil si at ulike fagseksjoner og etater i kommunen, eller eksterne parter, kan få mulighet til å uttale seg om ulike hensyn eller behov som må ivaretas.
