Hvorfor er rydding og registrering av arkivet viktig?

Som leverandør av digitalisering av papirarkiver mener vi at rydding og registrering av arkivmaterialet før skanning er minst like viktig, om ikke viktigere enn selve skanningen. Vi ser i noen tilfeller at digitalisering av papirarkivet ofte misforstås til å kun handle om ren skanning.

I anskaffelsesprosesser ser vi at rydde- og registreringsprosessen ofte undervurderes og vies lite plass i kravspesifikasjoner, tildelingskriterier og i påfølgende evaluering av tilbud. Dette er imidlertid en prosess vi som leverandør ofte bruker mer tid på enn selve skanningen av papiret, nettopp for å sikre at arkivet blir digitalt søkbart.

Digitalt søkbart – hva ligger i det?

Et papirarkiv digitaliseres for at arkivmaterialet skal bli digitalt søkbart. Hva innebærer egentlig dette? Vår oppfatning er som følger:

• Digitalt – arkivet blir digitalt ved å skanne papiret
• Søkbart – arkivet blir søkbart ved å rydde og registrere materialet

Etter over 20 års erfaring med digitalisering av arkiver ser vi at skanning "as is" ikke holder for å sikre et godt sluttresultat. Ved utforming av kravspesifikasjon for digitalisering er det viktig å tenke på hvordan arkivet skal ryddes og registreres for å ivareta arkivinformasjonen og sikre god søkbarhet i det digitale arkivet. Vi har sett flere eksempler på papirarkiver som har blitt skannet, hvor selve ryddingen og registreringen i forkant har blitt nedprioritert, og hvor arkiveier sitter igjen med et digitalt arkiv som er håpløst å søke i.

Gode rydde- og registreringsprosedyrer er et viktig grunnlag for skanning

Rydde- og registreringsprosessen går hånd i hånd. Ryddingen sikrer at arkivverdig materiale blir riktig sortert og bevart på best mulig måte fysisk. Registrering av metadata er nødvendig for fremtidige søk og gjenfinning digitalt. En god rydde- og registreringsprosess er derfor helt avgjørende for et godt sluttresultat og for å kunne bruke arkivet til noe fornuftig etter skanningen.

Når et arkiv ankommer våre lokaler for digitalisering, starter jobben for våre produksjonsmedarbeidere. Det er flere ting som må være på plass før vi kan starte med selve skanningen. På forhånd utarbeider vi rydde- og registreringsprosedyrer i samarbeid med kunden. Ved digitalisering av kommunale eiendomsarkiver baserer vi oss på veiledning fra ArkivLett-prosjektet, som er en nasjonal standard for merking av dokumenter i byggesaksarkiv.

Oppskrift for håndtering av fysisk og digitalt arkivmateriale

Prosedyrene er rett og slett oppskrifter på hvordan arkivet skal håndteres – både fysisk og digitalt. For å sikre at begge parter har en felles forståelse for prosjektet og oppgaven som skal løses, sørger vi for at vi i en tidlig fase får tilsendt et utvalg saksmapper som i størst mulig grad er representative for arkivet i sin helhet. Saksmappene skannes i henhold til avtalte retningslinjer, og blir tilgjengelig digitalt for gjennomgang av kunden før oppstart av ordinær produksjon.

Selv om man utvikler grundige prosedyrer, er det viktig å ha produksjonsmedarbeidere med lang erfaring innen dokumenthåndtering og digitalisering. Det er store variasjoner fra arkiv til arkiv, og det kreves "et trent øye" for å sortere og identifisere informasjonen som skal registreres. Vi er stolte av våre kompetente medarbeidere som gjennom mange år har opparbeidet seg solid erfaring i håndtering av dokumenter fra et bredt spekter av arkiver og kunder.

Ryddeprosessen

Prosessen med å gå gjennom en saksmappe før registrering og skanning, kaller vi rydding. Dette er første kvalitetskontroll av arkivmaterialet. Hva som trengs å gjøres avhenger i stor grad av standarden på dokumentene. Hovedsakelig går ryddingen ut på å fjerne stifter, binders, tape, plastlommer, og lignende. Stifter, binders, eller andre metallgjenstander ruster og skader arkivmaterialet. I verste fall fører dette til at deler av teksten i dokumentet går i oppløsning og blir uleselig. Eventuelle bretter som skjuler tekst eller bilde glattes ut for å sikre god kvalitet. I mapper hvor flere saker ligger sammen, deles disse opp hver for seg. Åpenbart feilarkiverte dokumenter flyttes til riktig eiendom. Ryddeprosessen handler i bunn og grunn om å klargjøre arkivet for videre behandling i digitaliseringsløypa.

Registreringsprosessen

Før dokumentene kan skannes, må de tilknyttes metadata. I dette steget registrerer vi nøkkelinformasjonen i hver sak i henhold til prosedyrene. Eksempel på metadata i et byggesaksarkiv kan være gårds- og bruksnummer, bygningsnummer- og type, søknadsdato og saksnummer/-år. Matrikkelen, som er Norges offisielle eiendomsregister, brukes for å verifisere informasjonen på den aktuelle eiendommen. Vi har også mulighet til å legge til utgåtte eller opprinnelige gårds- og bruksnummer for bedre gjenfinnbarhet. Eiendommer som tidligere har tilhørt kommuner som nå har blitt sammenslått, kan registreres etter dagens eiendomsinformasjon. Vi har god erfaring med gjennomføring av digitaliseringsprosesser i kommuner som har vært gjennom en sammenslåing. En kommune – ett felles digitalt arkiv.

Når et arkiv skal digitaliseres er det altså viktig å tenke på hva målet for arkivet er, og hvordan det skal brukes i etterkant. Det holder ikke å kun sende papiret gjennom en skanner.
Et digitalt søkbart arkiv er et arkiv som både er ryddet, registrert og skannet!

Skrevet av 
Astrid Heggem
Konsulent Digitalisering

Har du spørsmål om rydding, registrering og skanning av papirarkiver? Ikke nøl med å kontakte oss for en uforpliktende prat!

Geir Harbak
Produkteier – GeoDoc
918 58 480
Geir.Harbak@geomatikk-ikt.no