Kongsvinger kommune samler og rydder arkivene

17. januar hadde vi oppstartsmøte med representanter fra Kongsvinger kommune. De hadde nemlig et ønske om å oppnå et heldigitalt eiendomsarkiv, et oppdrag som vi ble tildelt før jul i fjor.   

Målet med digitaliseringen 

Kongsvinger kommune sitt mål er å etablere et komplett heldigitalt eiendomsarkiv, som i tillegg kan oppdateres løpende etter hvert som saker i produksjonsarkivet avsluttes. Dette vil gi grunnlag for god service til innbyggerne i kommunen, samt effektiv saksbehandling og et bedre beslutningsgrunnlag.

Kongsvinger kommune utarbeidet derfor en anbudsforespørsel for å samle og standardisere hele eiendomsarkivet, til ett enhetlig digitalt arkiv, uavhengig av opprinnelige kilder. Forespørselen omhandlet både digitalisering av det historiske eiendomsarkivet (som består av ulike papirarkiv og en digital historisk saksarkivbase) i tillegg til omstrukturering og merking av deler av produksjonsarkivet for periodisering, samt en god løsning for løpende oppdatering av produksjonsarkivet etter periodisering.

Benytter Larvik-modellen

Kongsvinger kommune har latt seg inspirere av jobben vi har gjort for Larvik kommune og prosjektet vil bli gjennomført på samme måte for at Kongsvinger til slutt skal kunne oppnå et heltdigital arkiv og alt i ett søk. I denne sammenhengen blir 147 meter med historisk papirarkiv skannet, merket med metadata og strukturert på en enhetlig og oversiktlig måte. Videre skal også det historiske saksarkivet og produksjonsarkivet for periodisering merkes og struktureres etter samme prinsipper som beskrevet for de skannede papirarkivene, slik at hele eiendomsarkivet kan tilgjengeliggjøres via samme søkeportal, GeoDoc Web. I tillegg til dette skal eiendomsarkivet i GeoDoc oppdateres løpende etter hvert som saker avsluttes i produksjonsarkivet.

Kommunen ønsker videre at det heldigitale eiendomsarkivet også gjøres tilgjengelig for innbyggere og andre interessenter i kommunen, noe som løses via vår publikumsløsning doctorg. På denne måten kan søk og oppslag forenkles både for saksbehandler, innbygger og profesjonelle aktører.

Maskinlæring rydder i arkivene

Rydding og standardisering av store mengder arkivmateriale fra ulike kilder kan være svært tidkrevende og ofte en uoverkommelig oppgave. Ved hjelp av et effektivt importverktøy og maskinlæringsmodeller automatiserer vi i Geoamatikk prosessen med omstrukturering og merking, herunder kategorisering og rekategorisering, av digitalt arkivmateriale. På denne måten muliggjør vi samling og standardisering av opprinnelig svært fragmenterte arkivkilder.

Alt i ett søk med et heldigitalt eiendomsarkiv

Resultatet av å samle og rydde arkivene på denne måten blir at brukeren verken behøver å kjenne til eller gjøre oppslag flere steder for å få oversikt over hva som er tilgjengelig på en eiendom i det digitale eiendomsarkivet. Søkeresultatet vil til slutt være det samme uavhengig av hvor dokumentene opprinnelig lå.

Kongsvinger kommune uttaler at de er trygge på at de vil få den løsningen som etterspurt i anbudet og at de ser frem til samarbeidet og en spennende vår. Vi i Geomatikk kan ikke gjøre annet enn å si oss enige!

Ta kontakt for en uforpliktende samtale om hvordan vi kan bistå din virksomhet med å samle og rydde arkivene for å legge til rette for enklere søk og gjenfinning!

Skrevet av
Stian Elvetun

Kontakt:

Kåre Lars Brun-Blåbærvik
Key Account Manager – GeoDoc
950 89 464
Kare-Lars.Brun-Blabarvik@geomatikk-ikt.no