Hvorfor gå ut på konkurranse når man skal skanne papirarkivene?

Når man først har bestemt seg for å skanne papirarkivene, kan valg av metode og leverandør virke som en krevende oppgave. Enkelte kommuner kan se det som fristende å velge bort anbudsprosessen som ofte oppfattes som krevende, og heller skanne med egne ressurser eller anvende interkommunale aktører uten å gå ut på konkurranse. En ulempe med disse alternativene er at man går glipp av den spesialkompetansen som leverandørmarkedet har opparbeidet over lang tid samt tilgang til viktig veiledning og rådgivning både før, under og etter skanning. For øvrig er konkurranse en avgjørende premiss for å sikre riktig pris.

Vi i Geomatikk IKT er opptatt av at det må være en sammenheng gjennom hele digitaliseringsprosessen, og at vi som leverandør skal være bevisst på hvordan det å digitalisere arkivene handler om så mye mer enn bare skanningen. Hvordan man på forhånd analyserer og kartlegger et fragmentert arkivlandskap, hvor man ser sammenhengen mellom det som skal skannes og det som allerede finnes digitalt. Kanskje vil kartleggingen også avdekke behov for samling, verdiøkning og kvalitetsheving av allerede digitalt materiale for å kunne sikre at alle arkivdelene til slutt skal kunne leve sammen.

Eller hvordan man under og etter skanning legger til rette for riktige endringer i datagrunnlaget, samt en enhetlig metadatastruktur, slik at alle dokumentene til slutt kan tilgjengeliggjøres på en enkel, digital og lett søkbar måte. Dette er faktorer som er verdifulle for sluttresultatet, og for hvordan saksbehandlere og innbyggere opplever dokumenthåndtering og gjenfinning av etterspurt informasjon i fremtiden.

Vårt tips til dere som står ovenfor en slik prosess er derfor å definere tydelige mål for hva dere ønsker å oppnå med et ferdig digitalisert arkiv, og ikke bare ha fokus på selve skanningsprosessen. Løsningskompetansen for hvordan man skal gå frem for å nå disse målene har leverandørmarkedet utviklet i konkurranse over tid.

Et annet viktig aspekt er å sikre riktig pris på avtalt leveranse. Selv om konkurranse ikke er et mål i seg selv, vil konkurranse for deg som kunde bety flere valg og lavere pris.

Det er dessuten ingen hemmelighet at konkurranse er et sunt virkemiddel for å opprettholde vekst og innovasjon i leverandørmarkedet, og for å kunne tilby de til enhver tid beste tjenester til sluttbruker. Markedet stiller stadig økende krav til kvalitet og effektivitet, noe som krever at vi som leverandør hele tiden utvikler våre tjenester og holder oss oppdatert. Et viktig virkemiddel for å sikre at den offentlige forvaltningen velger de tjenester som til enhver tid gir det beste tjenestetilbudet til sine innbyggere, er nettopp derfor å slippe til konkurranse.

Skrevet av
Stine Ophaug Johansen
Markedskonsulent