Effektiv arbeidshverdag med digitalt arkiv

Opplever du og dine kolleger at saksbehandling og betjening av publikum tar unødvendig mye tid? Dersom dere bruker mye tid på å lete etter dokumenter i papirarkivet foreslår vi at dere bør vurdere å gjøre det samme som over 130 andre norske kommuner har gjort før dere; å digitalisere papirarkivet.

Skanning og digitalisering av dine arkiver

Det finnes mange fordeler ved å gjøre informasjon i arkivene lettere tilgjengelig, både internt og eksternt. Dersom du har flere typer arkiv er det ideelt at all informasjon samles og gjøres søkbar. På vårt digitaliseringssenter håndterer vi alle typer arkiv, uansett type og format. Vi kartlegger innhold og omfang av dokumentarkivet, og bidrar med rådgivning i forbindelse med hvilke oppgaver som bør gjennomføres for å nå målene for et digitalt arkiv.

Spar tid på leting etter dokumenter

En av de store effektene med digitalisering av papirarkiv er forenkling av søk, gjenfinning og gjenbruk av dokumentene. Ved etablering av et elektronisk arkiv er det viktig med en god struktur og riktige nøkkelfelt for de skannede dokumentene. Vi hjelper gjerne med å definere hensiktsmessige dokumentkategorier for effektiv gjenfinning.

En mer effektiv arbeidssituasjon

Ved å digitalisere papirarkivene kan man frigjøre areal, samt gjøre hele arkivet tilgjengelig fra skrivebordet. Det ferdig skannede arkivet kan enten avleveres i et ønsket medium og format eller til vår digitale arkivløsning, GeoDoc. Uavhengig av hvordan arkivet avleveres gjøres innholdet søkbart med fritekstsøk ved hjelp av OCR og metadata.

Ta kontakt for en uforpliktende prat om hvordan vi kan bistå din virksomhet!