Digitalisere hele eiendomsarkivet på en gang eller «scan on demand»?

Ifølge KS er det å søke etter informasjon og dokumenter i eiendomsarkiver en av de største tidstyvene i en kommune. En måte å få bukt med denne tidstyven på er å gjøre papirarkiv med etterspurte dokumenter tilgjengelige digitalt. Vi er alle enige om at å omdanne papirarkiver til digitale arkiver i en kommune er både hensiktsmessig og nødvendig for å kunne etterleve effektiviseringskravene i dagens digitale samfunn.

Det finnes ulike løsninger, noen mer effektive enn andre, for å gjøre de historiske papirarkivene enklere tilgjengelig, og kommune-Norge har siden 1990-tallet gradvis skannet deler av sine eiendomsarkiver. Noen har valgt å digitalisere hele eiendomsarkivet på en gang, gjennom offentlige anskaffelser eller via interkommunale samarbeid. Mens andre skanner fremdeles etterspurte dokumenter på forespørsel. Begge alternativene dekker behovet for digitalt tilgjengelig arkivinformasjon, men hva er mest effektivt?

Scan on demand som tjeneste

Vi i Geomatikk har levert «scanning on demand» som en tjeneste til flere kommuner opp gjennom årene, tillegg til at vi har bistått med oppsett av lokale skanningsfabrikker for dette formålet. Dette er imidlertid en tjeneste som ikke lenger etterspørres i særlig stor grad, nettopp fordi man ser at dette ikke løser de behov som kommunene har i dag knyttet til et digitalt søkbart arkiv, behov som i tillegg stadig er i endring, i tillegg til at det rett og slett tar for lang tid å realisere gevinsten.

Skan on demand var i sin tid en tjeneste for en organisasjon som ønsket å omdanne papirarkivet til et digitalt arkiv etter hvert som et dokument ble etterspurt. Motivet var gjerne at det var slitasje på papirarkivet, og at arkivet tar stor plass. Det handlet det om å forenkle tilgang og spare plass, det var fornuftig å digitalisere, og for noen tilstrekkelig å skanne etter hvert som dokumentene ble etterspurt.

Tjenesten «scan on demand» var jo slik vi ser det i dag en tidkrevende ørkenvandring der målet om å søke i arkivet digitalt ikke var synlig i horisonten.

Nye motiver for digitalisering av eiendomsarkiver

Med dagens moderne mål om søkbarhet i arkivet, der en også vil fjerne en stor tidstyv, krever at arkivet omdannes fra papir til digitalt arkiv på kortest mulig tid. Altså må hele eiendomsarkivet skannes så fort som mulig. Omdanning av arkivet handler i dag om å skape trygghet på at den som leter i arkivet skal finne det de søker.

I dag ser vi også andre tilhørende motiver, som for eksempel behov for integrasjoner og selvbetjeningsløsninger. Behov for at andre datasystemer skal kunne hente et spesifisert dokument eller flere dokumenter fra arkivet. Helst uten at ansatte i kommunen skal bruke av sin tid på å lete eller tilrettelegge dokumentene som etterspørres.

Når vi ser på resultatet av digitalisering og hvordan digitale arkiv anvendes i kommunene i dag, er vår klare anbefaling at papirarkivene digitaliseres med korte tidsfrister. Det koster en del å digitalisere papirarkivet, men å investere i digitalisering av hele eiendomsarkivet gir kommunen mulighet for en raskere gevinstrealisering. Med scan on demand vil man måtte bruke vesentlig lengre tid før en gevinst blir synlig.

Vi i Geomatikk har følgende visjon for digitalisering:

Om du søker etter et dokument og ikke finner det, skal du være trygg på at det ikke finnes.

Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat om digitalisering av eiendomsarkiver!

Runar Walderhaug
Rådgiver, arkiv og digitalisering
Runar.Walderhaug@geomatikk-ikt.no
Tlf: +47 906 41 188