Kvalitetssikring og grafisk kontroll ved skanning av papirarkiv

Før et skannet dokument blir tilgjengelig digitalt for kunden, har det gått gjennom flere steg for å sikre et godt resultat. Et av disse stegene kaller vi for grafisk kontroll. Dette kan vi tilskrive mye av æren for den gode kvaliteten vi i Geomatikk er kjent for. Mange års erfaring innen digitalisering har gitt oss kompetanse til å identifisere og sette en standard vi skal levere til våre kunder.  

Den grafiske kontrollen starter idet et dokument er skannet og hentes opp digitalt av en av våre medarbeidere. Hver side blir nøye vurdert manuelt, og ved bruk av maskinlæringstjenesten vår docAI. Vi sørger for at alle sider er riktig rotert, at blanke baksider slettes, og at all tekst er lesbar. Eventuell sensitiv informasjon graderes i henhold til regelverket. I tillegg sjekker vi at saksinformasjonen stemmer, og at sidene har blitt tildelt riktig dokumentkategori.  

Strenge kvalitetskrav sikrer lesbarhet og unngår forringelse av arkivinformasjon 

Vi har strenge krav til materialet som skal godkjennes. Både de ansatte og programvaren vår er godt trent i å fange opp feil. Sider i dokumentet som ikke er av tilfredsstillende kvalitet, blir skannet på nytt. Vårt største fokus er lesbarhet. Vi ønsker at det digitale arkivet skal være en god og sikker kilde til informasjon – både i dag og i framtida. Derfor har vi i samarbeid med våre kunder definert krav og konkrete retningslinjer vi skal følge gjennom hele digitaliseringsprosessen.  

Tilgang til arkivmaterialet under og etter skanning 

Etter at dokumentet godkjennes i grafisk kontroll, gjøres det fortløpende tilgjengelig i vår innsynsløsning GeoDoc Web, for saksbehandlere og andre som har behov for tilgang til informasjonen.  

I alle våre skanningsprosjekter har kunden tilgang til GeoDoc Web for innsyn og egen kvalitetskontroll underveis i skanningsperioden. De fleste kunder velger å beholde GeoDoc for oppslag og innsyn etter endt skanning, mens andre ønsker å få overlevert det digitale materialet via andre medium eller til andre systemer. Uavhengig av avleveringsmetode, kan kunden være trygg på at det digitale arkivet har gått gjennom en omstendelig prosess for å sikre utmerket kvalitet. 

Skrevet av
Astrid Heggem
Konsulent – Digitalisering