6 tips for å nå målene med digitalisering av kommunens papirarkiv

Skal din kommune i gang med digitalisering av papirarkiv som angår teknisk sektor? Synes dere det er vanskelig å vite hvor dere skal begynne eller hvordan dere skal nå målene som settes for prosjektet?

Hovedmålet med digitalisering er ofte at ett felles søk i arkivet skal kunne gi treff i historisk arkiv og i produksjonsarkiv i sakssystemet samtidig. Dette gjelder også i tilfeller hvor flere kommuner skal sammenslås.

Vi i Geomatikk IKT har årelang erfaring med digitalisering av arkiv for norske kommuner, og har dermed opparbeidet oss solid kunnskap om viktige suksesskriterier i forbindelse med et digitaliseringsprosjekt.

For å sikre at dere når de mål som settes for prosjektet, er det en rekke nødvendige oppgaver som bør planlegges og gjennomføres i riktig rekkefølge.

Under kan du lese våre seks tips i forkant av digitalisering:

#1 Stopp tilvekst av papirarkiv
Det er viktig å unngå at det tilføres dokumenter underveis i digitaliseringen av arkivene. Periodisering av arkivdelene er en alminnelig aktivitet. Samtidig bør kommunen gjennomgå rutinene for mottak av digitale filer og skanning av mottatte dokumenter for kassering.

#2 Omfang av arkivene – både papirarkiv og produksjonsarkiv
Det er vanlig at papirarkivene måles opp og at arkivstrukturen kartlegges i forkant av digitaliseringen. Men hva med arkivet i sakssystemet, hvor daglig produksjon av dokumenter arkiveres? Er det aktuelt for kommunen å legge til rette for et felles søk etter informasjon i begge arkivene?

#3 Kostnadsestimat
For at kommunen skal kunne sette opp et budsjett for eksterne og interne kostnader ved digitalisering av papirarkivene,  kan det være nyttig å gjennomføre en kost- nytteanalyse samtidig med oppmåling og kartlegging av arkivene.

#4 Mål med digitalisering
For å sikre måloppnåelse er det i forbindelse med måldefinisjon nyttig å kartlegge argumenter for å gjennomføre digitalisering.

#5 Kartlegge behov for bruk av interne ressurser
Kommunens interne ressurser vil være av stor betydning i et digitaliseringsprosjekt, både når det gjelder det arkivfaglige, praktiske forhold rundt arkivene, arkivenes innhold, samt i forhold til styring av prosjektene. Det kan dermed være nyttig å kartlegge behov for nødvendig nøkkelpersonell i forkant av prosjektet. 

#6 Kartlegge hva andre kommuner forespør ved anbud
Over 130 andre norske kommuner har digitalisert sine arkiver før dere, og det kan være nyttig å forhøre seg med nabokommuner eller andre tilsvarende kommuner om deres erfaringer, hva som ble forespurt og hva de opplevde som viktige suksesskriterier. 

Se her for mer informasjon om hvordan deres kommune kan dra nytte av vår kompetanse for å sikre måloppnåelse i digitaliseringsprosjektet.

Skrevet av
Runar Walderhaug
Løsningsrådgiver

runar.walderhaug@geomatikk-ikt.no
906 41 188

Forslag til andre bloggartikler som kan være av interesse:

Kanskje har dere ikke en gang vært inne på tanken om å digitalisere arkivene, men kanskje du etter å ha lest denne artikkelen ble litt nysgjerrig på fordelen med digitale arkiver? Eller trenger du argumenter for å sette i gang et digitaliseringsprosjekt? Da kan du lese vår artikkel om nytten av å digitalisere papirarkivet her.