Analyse og kartlegging av arkivlandskapet

Stadig flere arkiveiere opplever i dag utfordringer knyttet til fragmenterte arkivkilder. Å finne igjen dokumenter i et arkiv som har utviklet seg over en lengre tidsperiode kan være utfordrende. Årsaken kan være at arkivinformasjonen har oppstått gjennom årenes løp og befinner seg i forskjellige arkivsystemer. Problemstillingen forsterkes ytterligere ved kommunesammenslåinger. Dette skaper behov for ulik domenekunnskap for å gjøre gode søk i arkivet når etterspurt informasjon skal gjenfinnes og gjenbrukes.

Er det mulig å ordne opp i arkivlandskapet?

Ifølge KS er det særlig små kommuner som sliter med å holde orden i papirene sine. I praksis medfører dette at det er vanskelig for kommunene å overholde opplysningsplikten.

Det kan bety at beslutningsgrunnlaget i eiendomssaker vil være mangelfullt dersom dokumenter mangler, og at kommunene får problemer med å dokumentere egen saksbehandling.

Gjenfinningen kan være ressurskrevende internt, men ikke minst når stadig flere arkiveiere ønsker å tilgjengeliggjøre arkivinformasjonen for publikum via selvbetjeningsløsninger. For å redusere disse utfordringene kan det være en fordel å samle og rydde arkivkildene for å enklere kunne gjenbruke informasjonen.

Skaff deg oversikt over arkivlandskapet

Ved å skaffe deg oversikt over arkivlandskapet er det enklere å iverksette riktige tiltak for å nå de mål som faktisk er mulig å oppnå med dagens teknologi.

Bruk gjerne følgende visjon for utvikling av arkivet:

Dersom du ikke finner dokumentet du søker, skal du være trygg på at det ikke finnes.

For å oppnå dette kan det være en fordel å avdekke hva arkivlandskapet består av, og hvilke deler som med fordel kan digitaliseres, samles og ryddes, samt hvordan, for å nå de mål som er satt for arkivet i din organisasjon.

For deg som tenker å samle og rydde dokument- og papirarkivet for enklere gjenfinning, er det nyttig å ha kjennskap til volum og tilstand, både i papirarkivet og de elektroniske kildene. Dette for å redusere økonomisk risiko, samt øke gevinsten ved gjenbruk av informasjonen i arkivet.

Ved å analysere og kartlegge hele arkivlandskapet kan en identifisere hvilke oppgaver som bør gjennomføres i hvilken rekkefølge for å nå målene for et heldigitalt arkiv. I forbindelse med dette kan det være fornuftig å kartlegge både papirarkivene og de elektroniske arkivene, og gjerne komme inn på strukturen og metadatabruk i sak/arkivsystemet eller andre fagsystemer, for å se all relevant informasjon under ett.

5 gevinster ved å analysere og kartlegge arkivlandskapet

• Du får oversikt over hva arkivlandskapet består av, både fysisk og digitalt
• Avdekker hvilke utfordringer som finnes med dagens arkiv
• Synliggjør hvilke muligheter som tilbys i markedet i dag
• Gir deg oversikt over hvilke arkivdeler som med fordel kan digitaliseres og hjelper deg å sette en målsetting for arkivene
• Definerer konkrete oppgaver for å nå målsettingen

3 oppgaver som typisk kan inngå i en kartlegging av arkivlandskapet

• Oppmåling, kartlegging og beskrivelse av arkivene, deres oppbygging og behov for sammenstilling og rydding (kan omfatte både papirarkiver, digitale saksarkiver og digitale filer på lokale servere)
• Kartlegging av nødvendige tiltak for å oppnå sammenstilling, enhetlig struktur og merking av arkivene, og dermed enklere gjenfinning på tvers
• Rådgivning, anbefalinger og erfaringsdeling knyttet til gjennomføring av et forestående digitaliseringsprosjekt – fra planleggingsfasen til forslag til driftsmodeller for ferdig digitalisert arkiv

En kartlegging av arkivet kan dermed danne grunnlag for å evaluere fremtidige muligheter, samt se potensialet og funksjonaliteten til arkivene opp mot de mulighetene og teknologiene som markedet tilbyr i dag. Resultatet kan presenteres i en rapport som kan benyttes som underlag for beslutning og budsjettering, både ved planlegging av en eventuell digitaliseringsprosess, samt anskaffelse av nødvendig programvare. Dette med sikte på å nå organisasjonens mål om enkel og sikker tilgjengeliggjøring av arkivene.

Sluttrapporten til en arkivanalyse fra oss i Geomatikk kan typisk bestå av følgende

• Visjon for arkivet
• Konkret arkivvolum samt beskrivelse av arkivene
• Forslag til ny oppbygging av arkivene
• Foreslåtte oppgaver fra nåsituasjon til ønsket situasjon
• Antatt budsjettpris digitalisering
• Ressursbehov i organisasjonen ifm. et prosjekt
• Hvordan ajourholde arkivene etter endt digitaliseringsprosess

Gjennom erfaringsdeling kan vi foreslå oppgaver for å nå de mål som din organisasjon kan nå, basert på faktisk nåsituasjon. Vi kartlegger nåsituasjonen i arkivet og diskuterer målene for arkivet sammen med dere.

Vi i Geomatikk har mange års erfaring med å bistå arkiveiere med å få oversikt over arkivlandskapet. En arkivanalyse fra oss i Geomatikk IKT vil vanligvis kunne gjennomføres utenfor anskaffelsesregelverket, jf. anskaffelseslovens § 2.

Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat om hva en arkivanalyse kan bety for din virksomhet!

Kåre Lars Brun-Blåbærvik
Key Account Manager – GeoDoc
950 89 464
Kare-Lars.Brun-Blabarvik@geomatikk-ikt.no