Anbudsprosessen – sjekkliste og hjelpemidler for hvordan komme i gang

Vi vet at det å sette i gang en offentlig anbudsprosess for eksempelvis digitalisering og publisering av virksomhetens arkiver, kan virke som en krevende og omfattende oppgave. Anbudsprosessen er likevel et viktig premiss for å sikre konkurranse i markedet, sikre seg riktig pris og ikke minst sikre seg den spesialkompetansen som leverandørmarkedet har opparbeidet seg over lang tid.

Dessuten vil digitalisering av arkivene bidra til å oppnå store gevinster for virksomheten, i form av frigjøring av plass, enklere saksbehandling og en mer digitalisert og selvbetjent hverdag for publikum. For å gjøre anbudsprosessen litt mer overkommelig har vi listet opp en rekke verktøy, hjelpemidler og tips for deg som nå eller en gang i framtiden skal i gang med en slik prosess.

1.Gode styringsverktøy

Det første som kan være lurt å tenke på er hvordan selve anbudsprosessen skal foregå. Gode styringsverktøy kan være til stor hjelp når man kartlegger nettopp dette, et eksempel på et godt styringsverktøy for et digitaliseringsprosjekt er Prosjektveiviseren fra Digitaliseringsdirektoratet.

Prosjektveiviseren beskriver hvordan man sikrer en vellykket styring av prosjekter for virksomhetsledelse, prosjekteiere og prosjektledere, og baserer seg på faser og beslutningspunkter gjennom hele prosessen. Dette gjelder fra prosjektets idé og konsept, via etablering, gjennomføring og avslutning av prosjektet, til virksomhetens realisering av gevinster.

2.Kartlegg hva du har, og hvilke behov du har

Uavhengig av hva du skal anskaffe, er forarbeidet viktig når man skal i gang med en anbudsprosess, og det er derfor viktig å vite hva du har og hvilke behov du har.

Når det kommer til samling og rydding av arkiver kan det være greit å skaffe seg en oversikt over det materialet som finnes. Vi i Geomatikk IKT tilbyr for eksempel Arkivanalyser som hjelper deg å kartlegge både fysisk og digitalt arkivmateriale, samt hvordan en eventuell digitaliseringsprosess kan foregå i fremtiden, dette i form av en rapport som presenteres for relevante interessenter i virksomheten. En slik rapport kan brukes som beslutningsgrunnlag og være et godt hjelpemiddel når man skal i gang med en anbudsprosess.

Hva du har henger naturligvis sammen med hvilke behov du har. En digitaliseringsprosess vil ofte bety noen form for innovasjon i organisasjonen, da det tilføres nye endringer og ny teknologi.
KS sin metode kan være et godt hjelpemiddel her, de beskriver tre steg for bruk av teknologi til innovasjon, som vi mener kan være hensiktsmessig å ta i betraktning når man skal kartlegge sine behov for oppdraget:

1. Start med menneskers behov. For å lykkes med innovasjon må løsningen skape verdi i menneskers liv. Unngå å hoppe raskt til løsning. Bruk tid på å avdekke faktiske behov hos innbygger og ansatte.
2. Utvikle organisasjonen. Nye løsninger krever nye arbeidsprosesser, rutiner, roller ansvar og kompetanse. Innovasjon innebærer at de som jobber i virksomheten må endre holdninger og atferd for å løse oppgaver på en annerledes måte.
3. Velg teknologi som understøtter behovene. Innovasjon understøttes ofte av nye produkter eller teknologiske løsninger. Ny teknologi er ikke innovasjon i seg selv, men blir det når den er tatt i bruk og skaper verdi.

3.Få med deg de som blir berørt

Det er som regel flere deler av organisasjonen som blir berørt av en slik prosess, og skal du lykkes med omstillingen kan det være fordelaktig både for styringsgruppe og brukere at man tilbyr involvering fra en tidlig fase. Brukere og bidragsytere må gjerne modnes, og i og med at det er disse menneskene som er «hands on» på løsningene, er det viktig å forsikre seg om at deres ønsker og behov også dekkes. God og kontinuerlig kommunikasjon mellom styringsgruppe og representanter fra avdelingene er ofte nøkkelen når det kommer til forankring av prosjektet, og bidrar til en mer vellykket endringsledelse.

4.Sett i gang med anbudsutformingen

Når vi nå har sett litt på hvordan man burde gå frem når man skal sette i gang med en anbudsprosess, kan vi begynne å utforme selve anbudsgrunnlaget ut ifra de behovene man har kommet fram til at skal dekkes. Her er det også noen faktorer som skal vurderes, og under følger en liste over punkter å sette seg inn i for deg som er ny på dette området:

• Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)

Et konkurransegjennomføringsverktøy er et fagsystem som gir elektronisk støtte i hele konkurransegjennomføringen fra kunngjøring til kontraktsinngåelse, og som sikrer at anskaffelsen blir gjort i henhold til forskriftsmessige krav. All kommunikasjon som vil forekomme mellom oppdragsgiver og leverandørene bør derfor skje ved bruk av et konkurransegjennomføringsverktøy, da dette sikrer sporbarhet og dokumentasjon av alle aktiviteter og hendelser (Kilde: Anskaffelser.no). Eksempler på vanlige KGV system er Mercell, EU-supply, Visma og Amesto.

• Avtale

Hvilken avtale trenger du til din anskaffelse? Det kan ofte være nødvendig med flere enn en. På anskaffelser.no finner du maler til Statens Standard Avtaler samt hjelpemidler for utfylling av disse. Dette er kontraktsmaler for kjøp av IT- og konsulenttjenester, og her finner du mal for både oppdragsavtale og avtale om løpende tjenestekjøp, som er de to avtalemalene vi ser at er mye brukt når man skal gå til anskaffelse av et digitaliseringsprosjekt.

I tilfeller hvor anskaffelsen innebærer behandling av personopplysninger, kan det også være lurt å ta en titt på Datatilsynet.no og deres veiledning for hvordan man utarbeider en databehandleravtale. En databehandler kan nemlig ikke behandle personopplysninger på en annen måte enn det som er skriftlig avtalt med den behandlingsansvarlige. I slike tilfeller er det derfor et krav om å inngå en databehandleravtale etter norsk lov (personvernforordningen artikkel 28 nr. 3).

• Kravspesifikasjon

De fleste avtalemaler foreslår at man som oppdragsgiver utarbeider en kravspesifikasjon eller en kravmatrise som leverandøren senere skal fylle ut. Her er det mye inspirasjon å finne nasjonalt, spesielt når det kommer til digitalisering av papirarkiver. Når det gjelder samling og rydding av digitale arkiver har man derimot ikke kommet like langt, og det kan være lurt å ta en ekstra god titt på behovene som man tidligere kartla for å sikre at man får det resultatet man ønsker seg.

• Tildelingskriterier og vekting

Til sist må man som oppdragsgiver bestemme seg for hvordan tildeling og vekting skal vurderes, det vil si hvilket forhold du ønsker å ha mellom pris, kompetanse, oppdragsforståelse eller andre faktorer. Under en anskaffelse er det viktig at likebehandlingsprinsippet overholdes, dette innebærer at dersom man gir en av leverandørene informasjon om hva han ønsker anskaffet og hva han vil vektlegge må han gi den samme informasjon til de andre leverandørene samtidig (Kilde: Regjeringen.no).

Vi håper at du nå sitter igjen med litt mer kunnskap for å komme et steg nærmere en vellykket anbudsprosess, og at du kanskje er litt bedre rustet til å sikre at de gevinstene du håper å få ut av prosjektet blir oppfylt.

Lykke til med anbudsprosessen!

Skrevet av
Stine Ophaug Johansen
Markedskonsulent