Arkivanalyse i Sør-Odal kommune!

Sør-Odal kommune hadde et behov for å få oversikt over arkivene som forvaltes av Teknisk enhet i kommunen, og bestilte derfor en Arkivanalyse fra oss i Geomatikk tidligere i vår. Målet med analysen var å få oversikt over både omfanget og sammensetningen av papiret og det digitale arkivet som eksisterer i kommunen i dag.

Arkivanalysen med tilhørende rådgivning skal bidra til at kommunen når sine mål med den forestående digitaliseringen av papirarkivene.

Resultatet av arkivanalysen skal gi grunnlag for å evaluere fremtidige muligheter og se potensialet i å effektivisere funksjonaliteten til arkivene opp mot de mulighetene som markedet tilbyr i dag.

Sammenstilling av papirbaserte og digitale arkiver

Vår rådgiver Runar Walderhaug har vært på besøk hos kommunen og kartlagt fem ulike papirarkiver som vurderes digitalisert. I tillegg er sakssystemets arkivdeler kartlagt, dette for å se på muligheten for å sammenstille disse med de etter hvert digitaliserte papirarkivene. Å se de elektronisk skapte arkivene i sammenheng med papirarkivene er viktig for at de tekniske arkivene skal kunne leve best mulig sammen etter skanning av papirarkivene, og for å enklere kunne legge til rette for alt i ett søk, uavhengig av opprinnelig kilde.

På bakgrunn av kartleggingen er det definert en rekke oppgaver, i riktig rekkefølge, for å kunne nå det målet som Sør-Odal kommune har satt for sine arkiver.

En arkivanalyse fra oss i Geomatikk består i grove trekk av

• • Oppmåling, kartlegging og beskrivelse av arkivene, deres oppbygging og behov for sammenstilling og rydding (kan omfatte både papirarkiver, digitale saksarkiver og digitale filer på lokale servere)

• • Kartlegging av nødvendige tiltak for å oppnå sammenstilling, enhetlig struktur og merking av arkivene, og dermed enklere gjenfinning etter digitalisering

• • Rådgivning, anbefalinger og erfaringsdeling knyttet til gjennomføring av et forestående digitaliseringsprosjekt - fra planleggingsfasen til forslag til driftsmodeller for ferdig digitalisert arkiv

Arkivanalysen formidles til slutt i et rapportformat som presenteres og oversendes kunden.

Les mer om arkivanalyse og ta gjerne kontakt med Runar for en uforpliktende prat om hvordan vi kan bistå din kommune med rådgivning og kartlegging av papirbasert og digitalt arkivmateriale.

Runar Walderhaug
Rådgiver, arkiv og digitalisering
Runar.Walderhaug@geomatikk-ikt.no
Tlf: +47 906 41 188