Besøk fra Hamar kommune

Vi i Geomatikk leverer alle tjenester og løsninger i forbindelse med rydding og digitalisering av papirarkiver for Hamar kommune. Arkivene vi digitaliserer for kommunen er byggesaks-, oppmålings-, delings-, sanitær- og landbruksarkivet. Omfanget av prosjektet er vurdert til omtrent 290 hyllemeter, og skal være ferdig i løpet av mars 2019.

I den forbindelse kom prosjektleder Trond Olav Enger og Reidar Sætveit fra Hamar kommune på besøk til Digitaliseringssenteret. De fikk omvisning, samt demonstrasjon på hvordan vi i praksis omdanner papirarkivene til digitalt søkbare arkiv.

På spørsmål om hvorfor de valgte å digitalisere eiendomsarkivene sine svarte de følgende:

Vi i Hamar kommune velger å digitalisere eiendomsarkivet for å bli en mest mulig digital kommune.  Å få et digitalt eiendomsarkiv vil lette arbeidet med byggesaker vesentlig. Vi mener at det er nyttig for ansatte, innbyggere og folkevalgte å ha tilgang til denne informasjonen digitalt. Det vil dessuten kunne rasjonalisere mange av arbeidsoppgavene kommunen har, eksempelvis byggesaksbehandling, forberedelse til oppmålingsarbeid og automatisk leveranse av eiendomsinformasjon til eiendomsmeglere gjennom InfoLand og Norkart sin handelsportal.

Reidar Sætveit kunne videre opplyse om at samarbeidet med Geomatikk har vært svært bra:

 Helt fra anbudsprosessen da Geomatikk besiktiget og målte opp arkivene, til vi nå er kommet langt i prosjektet. Det var særlig i forbindelse med nedpakking og avhenting av arkivene vi samarbeidet tett, men senere i prosjektet har det vært god dialog og rask respons på henvendelser.

 

Underveis i omvisningen fikk Reidar og Trond Olav møte produksjonsteamet som har jobbet effektivt med Hamar kommunes arkiver det siste året. Hamar kommune fortalte i den sammenheng at de opplever produksjonsteamet som gode på håndtering av arkiver og at de kommer med konstruktive og gode råd til kommunen der det er nødvendig. De føler seg trygge på at vi i Geomatikk vil registrere og digitalisere arkivene på en god måte og i henhold til avtalen. Videre tok de opp at dokumentkategoriseringen som vi i Geomatikk har praktisert i den senere tid ser ut til å bli en standard som KS vil anbefale norske kommuner å bruke i sine sak- og arkivløsninger.

På spørsmål om de hadde noe spesielt de ville trekke frem i samarbeidet med oss svarte de følgende:

 Vi vil spesielt trekke frem det behagelige samarbeidsklimaet som har vært i prosjektet.  Vi er svært imponert over systematikken ved avhenting av arkivet og den ryddejobben de utfører.  Dette ville vi hatt store problemer med å få utført med egen og/eller innleid arbeidskraft.

Vi i Geomatikk vil gjerne takke Hamar kommune for besøket og et utrolig godt samarbeid så langt i digitaliseringsprosjektet, og ser frem til et videre godt samarbeid i tiden fremover!

Kontakt Hamar kommune
Trond Olav Enger
Prosjektleder
Telefon: 625 63 202
E-post: trond.olav.enger@hamar.kommune.no