Besøk hos Hamar kommune!

I september var vår rådgiver Geir Harbak på besøk hos Hamar kommune, hvor også representanter fra Stange og Løten kommune, samt Hedmark IKT var til stede.

Vi har digitalisert papirarkiver for alle de tre nabokommunene og målet for dagen var å diskutere hvordan samling og kvalitetsheving av historiske arkivbaser inn til GeoDoc vil kunne løse utfordringer alle disse tre kommunene har til felles.

Hamar kommune, representert ved Jan Ola Pedersen, fattet interesse for jobben vi har gjort for Larvik kommune med import og tilhørende automatisk kategorisering av ACOS eiendomsarkiv til GeoDoc. Jan Ola kjente igjen problemstillingen angående vanskelig gjenfinning av historisk digitalt arkivmateriale på tvers av ulike arkivbaser og ønsket å få mer informasjon om dette.

Geir var derfor på besøk hos kommunene for å presentere en mulig løsning for samling, verdiøkning og enklere gjenfinning av historiske digitale data i eksisterende braArkiv. Ved å kopiere ut historisk eiendomsbase fra sak/arkiv, importere inn i GeoDoc og bruke maskinlæring for automatisk kategorisering og rekategorisering vil kommunene kunne sitte igjen med en samling av alle historiske digitale data. Denne basen vil da ha en og samme struktur og en enhetlig kategorisering, og gir dermed kommunen ett sted å søke, uavhengig av opprinnelig kilde. Med en daglig overføring mellom sak/arkiv og GeoDoc vil GeoDoc kunne være kommunes arkiv og ESA et rendyrket saksbehandlingssystem.

Saksbehandlere og andre interessenter i kommunen sitter da igjen med et sluttresultat i GeoDoc som bidrar til at man enkelt kan ta ut bestemte dokumenttyper uavhengig av historisk arkivkilde.

Parallelt med at Geir drøftet problemstillingene angående gjenfinning av arkivmateriale med kommunene gikk vår produksjonsleder Kjersti Børseth igjennom resterende papirarkivmateriale i Hamar kommune. Hensikten var å måle og kartlegge de arkivdelene som det kan være aktuelle å digitalisere i fremtiden.

Vi takker kommunene Hamar, Stange og Løten samt Hedmark IKT for muligheten til å komme på besøk, og ser frem til videre samarbeid i tiden fremover.

Ta kontakt for en uforpliktende prat om hvordan vi kan bistå din virksomhet med samling og rydding av digitalt arkivmateriale!

Geir Harbak – Produkteier GeoDoc
Tlf: 918 58 480
E-post: geir.harbak@geomatikk-ikt.no