braArkiv og kommunesammenslåing

En kommunesammenslåing berører mange interne systemer, men også eksterne systemer, som f.eks. vårt arkivsystem braArkiv.

braArkiv benyttes for oppslag både i saksbehandling og ved Service- og dokumentsenter rundt omkring i kommune-Norge.

Flere kommuner tar i disse dager kontakt med oss for å høre hvordan deres braArkiv berøres av den forestående kommunesammenslåingen, og eventuelt hvilke forberedende tiltak som må iverksettes.

Under har vi beskrevet noen faktorer som kan være av betydning.

Kommunenummer
I braArkiv, der adressesøk er implementert, utføres matrikkeloppslag mot Kartverkets tjenester. Dette oppslaget krever at kommunenummer også sendes med. Kommunenummer er en del av konfigurasjonen i braArkiv, og hvis kommunenummer endres, må dette også endres i braArkiv.

Dette er en konfigurering som vi i Geomatikk IKT kan bistå med.

Gårdsnummer
Når to eller flere kommuner slås sammen, endres gårdsnummerserien etter definerte regler, slik at eiendommene etter sammenslåing har unike gårds- og bruksnummer.
Til veldig mange av dokumentene i braArkiv er GID (Gårdsnr/Bruksnr/Festenr/Seksjonsnr) lagret som attributtverdi. Hvis en kommunes gårdsnummerserie endres, må samme endring utføres på alle dokumentene det berører i braArkiv for å kunne finne igjen dokumentene på de nye gårdsnumrene.

En slik massivoppdatering kan vi i Geomatikk IKT bistå med.

Attributter
Hvis det finnes attributter der kommunenavn eller kommunenummer er benyttet som verdi, må kunde ta stilling til om dette krever endringer. Eksempler til vurdering:

• Oppslagsverdi – hvis oppslagsverdi er definert til attributt (f.eks. kommunenummer), skal disse endres?
• Attributtverdier som er lagret på dokumentene, skal disse attributtverdiene endres?

Ta kontakt med oss for råd omkring dette.

Integrasjoner
Mange av våre kunder har aktive integrasjoner, både til og fra braArkiv. Alle slike integrasjoner bør ved en kommunesammenslåing kontrolleres for å se om endring er nødvendig. Hvis man eksempelvis har en integrasjon fra braArkiv mot sak/arkiv, vil denne berøres av en kommunesammenslåing dersom URL-adressen til sak/arkiv-tjenesten endres.

Vi i Geomatikk IKT kan bistå med å kartlegge endringsbehovet her,

Slå sammen braArkiv
Hvis flere av kommunene i en sammenslåing har hvert sitt braArkiv, vil det sannsynligvis være nødvendig å slå disse sammen til ett braArkiv. Dette er en noe større prosess, og den bør komme i gang i god tid.

Ta kontakt med oss for råd omkring dette.

Hvis ikke alle kommunene i en sammenslåing har braArkiv
Hvis en eller flere kommuner (som ikke benytter braArkiv) slås sammen med en kommune som benytter braArkiv, vil braArkiv også bli tilgjengelig for den nye kommunen. Finnes det kanskje papirbaserte arkiver som bør digitaliseres for å effektivisere saksbehandlingen eller tilgjengeliggjøringen i den nye kommunen? Kanskje finnes det også digitalt materiale, enten i et egne systemer og baser eller i en mappestrukturer, som med fordel også kan samles og tilgjengeliggjøres sammen med øvrige dokumenter i braArkiv.

Spør oss gjerne om en kartlegging av eksisterende arkiver i sammenslåingskommunene, både fysiske og digitale arkiver, for å vurdere nytten av og nødvendige oppgaver for en samling og rydding av de ulike arkivkildene.

 

 

Kontaktperson
Geir Harbak
Rådgiver arkiv og digitalisering
Tlf: 918 58 480
E-post