GeoDoc og kommunesammenslåing

En kommunesammenslåing berører mange interne systemer, men også eksterne systemer, som f.eks. vårt arkivsystem GeoDoc.

GeoDoc benyttes for oppslag både i saksbehandling og ved Service- og dokumentsenter rundt omkring i kommune-Norge.

Flere kommuner tar i disse dager kontakt med oss for å høre hvordan deres GeoDoc berøres av den forestående kommunesammenslåingen, og eventuelt hvilke forberedende tiltak som må iverksettes.

Under har vi beskrevet noen faktorer som kan være av betydning.

Kommunenummer
I GeoDoc, der adressesøk er implementert, utføres matrikkeloppslag mot Kartverkets tjenester. Dette oppslaget krever at kommunenummer også sendes med. Kommunenummer er en del av konfigurasjonen i GeoDoc, og hvis kommunenummer endres, må dette også endres i GeoDoc.

Dette er en konfigurering som vi i Geomatikk kan bistå med.

Gårdsnummer
Når to eller flere kommuner slås sammen, endres gårdsnummerserien etter definerte regler, slik at eiendommene etter sammenslåing har unike gårds- og bruksnummer.
Til veldig mange av dokumentene i GeoDoc er GID (Gårdsnr/Bruksnr/Festenr/Seksjonsnr) lagret som attributtverdi. Hvis en kommunes gårdsnummerserie endres, må samme endring utføres på alle dokumentene det berører i GeoDoc for å kunne finne igjen dokumentene på de nye gårdsnumrene.

En slik massivoppdatering kan vi i Geomatikk bistå med.

Attributter
Hvis det finnes attributter der kommunenavn eller kommunenummer er benyttet som verdi, må kunde ta stilling til om dette krever endringer. Eksempler til vurdering:

• Oppslagsverdi – hvis oppslagsverdi er definert til attributt (f.eks. kommunenummer), skal disse endres?
• Attributtverdier som er lagret på dokumentene, skal disse attributtverdiene endres?

Ta kontakt med oss for råd omkring dette.

Integrasjoner
Mange av våre kunder har aktive integrasjoner, både til og fra GeoDoc. Alle slike integrasjoner bør ved en kommunesammenslåing kontrolleres for å se om endring er nødvendig. Hvis man eksempelvis har en integrasjon fra GeoDoc mot sak/arkiv, vil denne berøres av en kommunesammenslåing dersom URL-adressen til sak/arkiv-tjenesten endres.

Vi i Geomatikk kan bistå med å kartlegge endringsbehovet her,

Slå sammen GeoDoc
Hvis flere av kommunene i en sammenslåing har hvert sitt GeoDoc, vil det sannsynligvis være nødvendig å slå disse sammen til ett GeoDoc. Dette er en noe større prosess, og den bør komme i gang i god tid.

Ta kontakt med oss for råd omkring dette.

Hvis ikke alle kommunene i en sammenslåing har GeoDoc
Hvis en eller flere kommuner (som ikke benytter GeoDoc) slås sammen med en kommune som benytter GeoDoc, vil GeoDoc også bli tilgjengelig for den nye kommunen. Finnes det kanskje papirbaserte arkiver som bør digitaliseres for å effektivisere saksbehandlingen eller tilgjengeliggjøringen i den nye kommunen? Kanskje finnes det også digitalt materiale, enten i et egne systemer og baser eller i en mappestrukturer, som med fordel også kan samles og tilgjengeliggjøres sammen med øvrige dokumenter i GeoDoc.

Spør oss gjerne om en kartlegging av eksisterende arkiver i sammenslåingskommunene, både fysiske og digitale arkiver, for å vurdere nytten av og nødvendige oppgaver for en samling og rydding av de ulike arkivkildene.

 

Kåre Lars Brun-Blåbærvik
Key Account Manager – GeoDoc
950 89 464
Kare-Lars.Brun-Blabarvik@geomatikk-ikt.no