De lovlige pakketurene i disse tider

Som leverandør av digitaliseringstjenester knyttet til offentlige arkiver anser vi den fysiske behandlingen av arkivet vel så viktig som selve digitaliseringen. Første steg i prosessen er avhenting av arkivet, og vi har i forbindelse med dette vært på en del (lovlige!) pakketurer i det siste.

Pakketur til Råde, Kinn, Arendal og Statens Jernbanetilsyn

Den siste tiden har vi vært så heldige å ha vært på besøk til både Råde, Kinn og Arendal kommune - samt Statens Jernbanetilsyn som beleilig nok befant seg rett over gata til vårt eget digitaliseringssenter! Felles for de alle er et ønske om å få digitalisert sine papirarkiver for enklere og mer effektiv gjenbruk og deling av arkivinformasjonen. Pakking og henting av arkivmateriale er som regel en fast del av oppdraget vi leverer til våre kunder. Etter nedpakkingen er utført av oss sendes materialet til våre lokaler for skanning og rydding av arkivene.

Neste pakketur går til Ballangen kommune og er planlagt til midten av november!

Hva er viktig å tenke på før nedpakking av arkivene?

• Plasseringen til arkivet
• Enighet om pakkerutiner
• Arkivets indre og ytre proveniens
• Avleveringsliste

Hvor er arkivet plassert?

De som jobber med arkiv til daglig vet at arkivene ofte kan være plassert på ulike rom, i ulike etasjer og noen ganger også i forskjellige bygg. Derfor er det viktig å ha god oversikt over arkivene og deres lokasjon, slik at vi som leverandør kan utføre den logistiske delen av nedpakkingen på en så effektiv måte som mulig. Representanter fra oss tar derfor kontakt med arkiveier før henting av arkivene slik at vi har full klarhet i hvor arkivene befinner seg, i tillegg til at det avtales hvordan arkivet skal pakkes ned for å få nødvendig orden og oversikt over arkivmaterialet. En annen ting som kan være lurt å passe på er at alle saksmappene er lagt tilbake i arkivet før nedpakking, slik at de ikke ligger rundt omkring, som for eksempel på kontorene til saksbehandlerne.

Enighet om pakkerutiner legger et godt grunnlag

Gode pakkerutiner er avgjørende for å få nødvendig orden og oversikt over arkivmaterialet. I forkant av pakketurene er det viktig at vi sammen med kunden blir enig om hvor i arkivstrukturen pakkingen skal starte. Som regel er dette ved første saksnummer i serien og tilhørende arkivstykke. En slik gjennomgang og enighet i oppstartsfasen sikrer trygghet og godt grunnlag for resten av digitaliseringsprosjektet for både for oss og kundene våre. I tillegg setter vi på denne måten sammen standarden for hvordan papiret skal pakkes ned og ivaretas gjennom digitaliseringsprosessen, før det til slutt avleveres eller sikkerhetsmakuleres.

Arkivets indre og ytre proveniens opprettholdes

Ved pakking av arkivmaterialet skal den indre proveniens opprettholdes, jf. Forskrift om offentlig arkiv § 20, krav til arkiv som skal avleveres. Derfor kan det være hensiktsmessig å pakke ned materialet slik det står samlet i arkivet for å ivareta den ytre proveniensen. Vi er alltid nøye med å opprettholde den opprinnelige orden og indre sammenheng i arkivet både under pakking, merking og avlevering. Også under avlevering forholder vi oss til gjeldende lovverk og krav. I dette tilfelle kapittel 6, Avlevering og overføring av papirarkiv, i Riksarkivarens forskrift.

Elektronisk avleveringsliste opprettes

Ved pakking bør det utarbeides en elektronisk avleveringsliste. En slik avleveringsliste er viktig for å kunne ha en fullstendig oversikt over alle arkivbokser og deres innhold. Denne listen vil være sentral for oss som leverandør for å finne og tilgjengeliggjøre dokumentasjon som etterspørres av kunden underveis i gjennomføringsperioden mens papirmaterialet befinner seg hos oss. Nettopp fordi avleveringslisten er et hjelpemiddel for kontroll og gjenfinning av papiroriginalene i digitaliseringsperioden, er denne også viktig selv om arkivet er planlagt makulert etter endt skanning og mellomlagring. Avleveringslisten oppbevares og vedlikeholdes helt til avleveringen finner sted.

Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat om digitalisering av eiendomsarkiver!

 

Susanne Klettgjerde
Avdelingsleder Digitalisering
susanne.klettgjerde@geomatikk-ikt.no
Tlf: +47 900 46 855