Digitalisering av byggesaksarkiver for Rælingen kommune
Sommeren 2021 gikk Rælingen kommune ut på anbud med et ønske om å digitalisere byggesaksarkivet. Det fysiske arkivmaterialet fra 2003-2021 skal sorteres, ordnes, skannes og registreres.
Vi var de heldige vinnerne av anbudskonkurransen, og vi har nå hentet papirarkivet. Ferdig ordnet og skannet materiale skal ompakkes i syrefrie esker, etiketteres, listeføres og avleveres til avleveringsdepot. Saken skal være søkbar på GID, adresse, dokumentkategori og OCR-behandles.
braArkiv – et komplett dokumentarkiv
Etter endt skanning ønsker Rælingen å samle arkivet i vår digitale arkivløsning braArkiv. braArkiv er et elektronisk dokumentarkiv med tilhørende tilleggstjenester hvor vi samler både skannet papirarkiv og historiske dokumenter fra sakarkiv og fagsystemer.
Innsyn for interne brukere og publikum
Etter endt skanning skal arkivmaterialet være tilgjengelig for innsyn for både saksbehandlere og andre interne brukere i kommunen, samt for publikum som innbyggere og næringsliv.
Saksbehandlere i Rælingen kommune får tilgang direkte via braArkiv, hvor de etter endt digitalisering får tildelt ulike brukere som kan endre/redigere/slette, samt få tilgang til graderte dokumenter.
Noen dokumenter i et arkiv kan med fordel være selvbetjent for allmenheten, noe Rælingen kommune ser nytten av. Gjennom vår selvbetjeningsløsning docTorg får de som trenger det tilgang til arkivet. Ved anskaffelse av docTorg vil de interne arbeidsprosessene til Rælingen kommune kunne effektiviseres, og det vil gjøre det mulig å fristille ressurser til andre formål.
docTorg speiler innholdet i braArkiv, men sammen med kommunen avklarer vi hvilke arkivdeler og dokumentkategorier som skal tilgjengeliggjøres for publikum. Publikumsportalen gjøres tilgjengelig fra kommunens nettside og publikum vil deretter kunne logge seg inn via ID-porten. Her får de tilgang til dokumentene som kommunen har besluttet skal publiseres. Dokumenter som er merket unntatt offentlighet i braArkiv er låst med en hengelås i docTorg. Disse kan begjæres innsyn i via skjema integrert i løsningen.
Vi takker Rælingen kommune for oppdraget som er planlagt ferdigstilt våren 2022, og ser frem til samarbeidet i tiden fremover!
Ta gjerne kontakt med oss for å se på mulighetene for å digitalisere din virksomhet sine arkiver!
Geir Harbak
Produkteier – GeoDoc
918 58 480
Geir.Harbak@geomatikk-ikt.no
