Ett heldigitalt eiendomsarkiv gir Kongsvinger kommune alt i ett søk!
Vi har tidligere skrevet om Kongsvinger kommune som via en anbudskonkurranse i fjor høst ønsket å oppnå et heldigitalt eiendomsarkiv, og at vi ble valgt som leverandør. Kongsvinger kommune sitt mål er å etablere et komplett heldigitalt eiendomsarkiv, som i tillegg kan oppdateres løpende etter hvert som saker i produksjonsarkivet avsluttes. Løsningen er å samle de fysiske og digitale arkivene på en plass – GeoDoc!
Kommunen uttaler:
«Kongsvinger kommune har valgt Geomatikk for digitalisering av kommunens eiendomsarkiv. En av målsetningene i kommunens digitaliseringsprogram er å etablere et komplett enhetlig digitalt eiendomsarkiv som løpende oppdateres. Geomatikk vant denne anbudskonkurransen, da de blant annet hadde den beste helhetlige løsningen.
Ved å etablere et komplett enhetlig digitalt eiendomsarkiv ønsker Kongsvinger kommune å gi et godt tilbud og god service til sine innbyggere, samtidig blir saksbehandlingen mer effektiv, beslutningsgrunnlaget bedre og man når målet om «Ett søk, i ett grensesnitt».
Geomatikk gir kommunen gode råd underveis i prosessen når papirarkivet, historiske digitale arkivbaser og produksjonsarkiv skal knyttes sammen. Kommunen opplever også kort responstid når vi etterspør saker fra papirarkivet som foreløpig ikke er digitalisert.»
Ett søk, i ett grensesnitt
Som de fleste kommuner rundt om i landet har Kongsvinger både historisk papirarkiv og lokale digitale arkiver, noe som gjør at søkeprosessen har vært kompleks og tidkrevende. Tidligere har man måttet hente fram dokumenter manuelt fra ulike papirarkiver og samtidig søke i digitale baser for å finne all etterspurt eiendomsinformasjon.
Kongsvinger kommune har nå tatt et stort steg videre for å få et heldigitalisert arkiv både til intern bruk, og for å dele med sine innbyggere og næringsliv gjennom vår publikumsløsning. 147 hyllemeter med papir er i ferd med å bli skannet, strukturert og lastet opp til GeoDoc. Videre blir også dokumenter fra digital historisk sakarkivbase importert inn til GeoDoc. På samme måte som det skannede papirarkivet blir materialet fra de digitale basene automatisk identifisert og tillagt dokumentkategorier ved bruk av maskinlæring. I tillegg påføres søkbare metadata som sakstype, saksdato og gårds- og bruksnummer.
Overføring fra produksjonsarkivet
Jobben videre blir nå å omstrukturere og merke deler av produksjonsarkivet for periodisering etter samme prinsipper, slik at hele eiendomsarkivet blir tilgjengelig for kommunens ansatte fra samme søkeportal, GeoDoc Web. GeoDoc vil også bli løpende oppdatert med nye dokumenter etter hvert som saker i produksjonsarkivet avsluttes.
På denne måten vil alle dokumenter som tidligere har ligget i mindre lokale arkiv, kunne søkes opp enkelt fra en felles database, med ett enkelt søk. Kongsvinger kommune vil nå kunne effektivisere saksbehandlingen, treffe raskere og bedre beslutninger og øke servicegraden mot både interne og eksterne brukere – noe som igjen vil gi økt oppfattelse av kommunen som en profesjonell og digital aktør.
Arkivet skal publiseres for publikum
Kongsvinger kommune skal ikke bare gjøre seg selv mer effektiv, men også sitt publikum. Det heldigitale eiendomsarkivet i GeoDoc skal nemlig til slutt publiseres i vår publikumsløsning doctorg. Med denne selvbetjeningsplattformen får publikum, både innbyggere og næringsliv, en rask og effektiv plattform for å hente ut etterspurt eiendomsinformasjon, uten å måtte ha lange og tidkrevende prosesser med behandling hos kommunen.
Vi i Geomatikk ønsker alltid å skape innovasjon for våre kunder, og med et komplett digitalt eiendomsarkiv samlet i GeoDoc, vet vi at Kongsvinger kommune er klare for fremtidens saksbehandling!
Kontaktperson i Kongsvinger kommune:
Anne Kjersti Briskerud
Rådgiver Areal og Byutvikling
Anne.Kjersti.Briskerud@kongsvinger.kommune.no
Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende samtale om hvordan vi kan bistå din virksomhet med enklere tilgang til arkivene!
Ida Regine Hvidsten
Markedsansvarlig
ida-regine.hvidsten@geomatikk.no
951 13 549