Etterlever GDPR med digitalt personalarkiv!
I løpet av 2018 digitaliserte vi i Geomatikk 25 hyllemeter personalarkiv for Caverion AS Norge.
De, som mange andre, måtte ta grep i forbindelse med å bli klare for de nye personvernreglene som ville være gjeldende i Norge fra og med 1.juli 2018. De ønsket å få ryddet opp i personalarkivet sitt, digitalisere aktuelle papirer, samt samle alle personalmappene fra de ulike lokasjonene i landet i ett digitalt søkbart arkiv.
Det digitaliserte materialet skulle eksporteres ut av vårt system, for så importeres inn i fagsystemet Caverion benytter for sitt personalarkiv.
De kontaktet flere leverandører som de hadde innledende samtaler med for å få løsningsforslag og pris, men valgte til slutt oss på grunn av omdømme og helhetsinntrykk.
Prosjektet startet med at vi hentet det sentrale arkivet ved Caverions hovedkontor i Oslo, for så å digitalisere de første 12 meterne i perioden juni til september 2018. Deretter fikk vi tilsendt 13 meter arkiver fra Caverions lokalkontorer rundt om i landet. Arkivmaterialet fra lokalkontorene måtte ryddes av oss i forkant, slik at utgått og annen irrelevant dokumentasjon ble fjernet før digitalisering.
Så fort vi hadde ryddet, registrert, skannet og kvalitetssikret de til sammen 25 meterne personalarkiv, ble det digitale resultatet eksportert ut og klargjort til import inn til Caverion AS’ egne systemer.
Resultatet i dag er at de har kvittet seg med papirarkivet, fått fjernet utgåtte og irrelevante dokumenter og personalmapper, samt fått samlet alle landets personalmapper i et digitalt system som skal vedlikeholdes fremover.
Jobben som er gjort har ført til at Caverion har bedre oversikt med tanke på GDPR og de nye personvernreglene, samt at de fått et bedre grunnlag for en mer effektiv hverdag i fremtiden.
Vi i Geomatikk har opplevd samarbeidet som konstruktivt og positivt fra start til slutt. Når vi spurte Bente Sandal, Senior HR-rådgiver i Caverion, om deres opplevelse, skrev hun følgende:
Samarbeidet har vært veldig bra, Geomatikk holder høy faglig standard og har vært en god veileder for oss.
Vi opplever at de ansatte i Geomatikk er gode på håndtering av arkiver og kommer med konstruktive og gode råd til oss i Caverion der det er nødvendig. Vi føler oss trygge på at Geomatikk vil registrere og digitalisere våre arkiver på en god måte og i henhold til avtalen.
Vi i Caverion AS Norge, vil på bakgrunn av dette anbefale Geomatikk som leverandør av digitaliseringstjenester til andre aktører som skal digitalisere sine personalarkiver.
Kontakt Caverion AS
Bente Sandal
Senior HR-rådgiver
Telefon: 99 46 82 91
E-post: bente.sandal@caverion.com
Les mer om våre tjenester for skanning og digitalisering av dokumentarkiver.