Håndtering av papirarkivet etter mediekonvertering

Ved skanning av papirarkivet tilbyr vi ulike alternativer etter mediekonvertering, avhengig av behovet hos kunden og type arkiv. Noen har krav om at papiroriginaler må bevares og andre kan makulere, avhengig av type arkiv. Dette er noe som gjerne varierer avhengig av om arkivet og kunden tilhører privat eller offentlig sektor. Papirarkivet kan enten pakkes ned igjen og sendes tilbake til oppdragsgiver, langtidslagres hos depot eller makuleres – eller en kombinasjon av disse. 

Tilbakelevering til kunden for egen oppbevaring 

Dersom kunden ønsker å få papirarkivet tilbakelevert for egen oppbevaring, sender vi arkivene ferdig pakket når skanningsprosessen er ferdig hos oss. Vårt digitaliseringssenter utfører en grafisk kontroll på alle skannede dokumenter. Her går vi over alle sider for å være sikker på at kvaliteten er god. Når dokumentene er godkjent i grafisk kontroll, blir de pakket ned og sendt tilbake til kunden. Ved nedpakking av arkivmaterialet skal den indre proveniens opprettholdes, jf. Forskrift om offentlig arkiv § 20, Krav til arkiv som skal avleveres. Dette innebærer at den opprinnelige orden og indre sammenheng i hver enkelt arkivdel skal ivaretas under pakking, transport, produksjon og avlevering. Vi er påpasselige med at flytteeskene ikke pakkes så fulle at det blir vanskelig å få ut mappene og at det heller ikke blir for få mapper i flytteeskene. Dette kan medføre at arkivmateriale blir ødelagt som følge av at mappene bøyes. I tilfeller med lav fyllingsgrad fyller vi eventuelt opp boksen med papir/plast. Dette gjelder både for de som ønsker tilbakesending for egen oppbevaring og ved langtidslagring av arkivet hos depot. Arkivene blir sendt tilbake i lik stand som de var når vi mottok de, enten det er i permer, bøker, arkivbokser eller saksmapper. Dokumentet er koblet opp mot den registrerte informasjonen med en unik QR-kode skrevet ut på et skilleark som legges øverst i saken. Dette er fordelaktig for å ivareta sporbarheten i arkivet i ettertid. På denne måten vil det bli enklere å finne digitaliserte sider i det fysiske arkivet og omvendt. 

Avlevering til arkivdepot for langtidslagring  

Når arkivene skal langtidslagres, pakkes og klargjøres arkivet i henhold til arkivdepots krav. Vi prepper og fjerner stifter, binders og teip i papirene. Dette gjør vi for at papirutgaven ikke skal bli forringet ved langtidslagring. Det er to former for avlevering, vi kan sende arkivet tilbake til kunden eller levere det direkte til arkivdepot. Når arkivet skal langtidslagres er det viktig at kunden finner igjen til dokumentene ved behov. Vi lager derfor gode avleveringslister. I dag lager vi avleveringslister ut ifra hvordan saken ble registrert. Det vil si at vi under vår rydde- og registreringsprosess registrerer saksinfo sammen med enhetsnummer på arkivboksene. Dette sikrer sporbarheten både digitalt, på papir og i avleveringslistene.   

Makulering av arkivet   

Dersom du som kunde ikke ønsker å ta vare på papirarkivet, kan vi bistå med makulering. Det er strenge regler og rutiner rundt det å makulere arkiver. Ikke alle arkiv eller dokumenter kan makuleres. Det er derfor viktig med en god dialog om dette før og under skanningsproduksjonen. Geomatikk IKT makulerer ikke arkiv uten kundens godkjennelse av de digitale kopiene. Papirarkivet må altså mellomlagres i godkjennelsesperioden.   

Vi kvalitetssjekker at skanningen er utført korrekt og komplett, og tar en grafisk kontroll av skannet materiale for å sjekke lesbarhet og kvalitet. Vi går gjennom rapporter slik at vi vet med sikkerhet at alt er skannet før makulering. Ved makulering er det viktig å passe på at de digitale kopiene opprettholder en høy kvalitet. Det vil si at det skal være liten eller ingen informasjonstap fra papiret til den digitale kopien. Vi i Geomatikk IKT har derfor gode rutiner for kvalitetssjekk av alle skannede sider.   

Vi har også gode sikkerhetsrutiner hos oss. Arkivene hentes i låste konteinere, vi gjennomfører en fast avsjekk på det som blir sendt og utarbeider rapport på det som blir makulert. Arkiver kan inneholde sensitive data, det er derfor viktig med informasjonssikkerhet før, under og etter makulering.   

Ta gjerne kontakt med oss om du har spørsmål knyttet til avlevering av fysisk arkiv etter mediekonvertering.

Kjersti Børseth
Teamleder Digitalisering
+47 902 51 524
Kjersti.Borseth@geomatikk-ikt.no