Henting og avlevering av Askøy kommunes eiendomsarkiver

Avlevering av arkiv

Som leverandør av digitaliseringstjenester knyttet til kommunale eiendomsarkiver anser vi den fysiske behandlingen av arkivet vel så viktig som selve digitaliseringen. For at arkivet skal kunne langtidsoppbevares er våre oppdragsgivere avhengige av å velge en leverandør som prioriterer tiden og kostnaden det innebærer å avlevere arkivet i henhold til gjeldende lover og forskrifter.

Dette gjelder blant annet avlevering i henhold til Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Her er vi spesielt opptatt av bruken av avleveringslister i henhold til § 6-2. Avleveringsliste, tidspunkt for avlevering, tilrettelegging av arkivet etter kravene i § 6-4. Rensing og tilrettelegging av materialet, samt kravene til syreinnhold i arkivbokser og mapper/omslag i forskriftens paragraf 6.5. Merking.

I praksis innebærer dette at vi vedlikeholder avleveringslisten gjennom hele digitaliseringsprosessen, slik at vi kan levere en oppdatert liste til depot ved avlevering av arkivene. Før digitaliseringen starter renser vi arkivmaterialet for binders, tape, plastomslag, post-it uten viktig informasjon og tilsvarende, samt at arkivstykkene rengjøres for støv og smuss. Dersom papirene ikke allerede ligger sortert på sak, er det noe vi prioriterer å gjøre før digitalisering. I denne sammenhengen blir vi også enig med kommunen om hvilke dokumenter som anses som ikke arkivverdige og kan fjernes i digitaliseringsprosessen.

Resultatet blir et ryddet arkiv, sortert på sak som kan leveres til depottjenesten med syrefrie arkivbokser og mapper med tilhørende avleveringsliste.

Det at vi kontinuerlig oppdaterer oss på, og forholder oss til, gjeldende krav for avlevering har vært en suksessfaktor for at vi i en årrekke har kunnet avlevere arkiver riktig, og fått gode samarbeidspartnere fra depot i hele Norge.

Henting og avlevering av arkiver i Askøy kommune

I løpet av høsten 2016 og våren 2017 digitaliserte vi byggesaksarkivet til Askøy kommune og avleverte det til IKA Hordaland. Før vi hentet arkivene hos Askøy kommune startet vi dialogen med IKA Hordaland angående kravene til fysisk avlevering.

Basert på dialogen med Rune Lothe, Eirk Netteland og andre ansatte i IKA Hordaland kunne vi pakke arkivet i syrefrie arkivbokser og skrive avleveringsliste allerede ved henting av arkivene.

Gjennom digitaliseringsprosessen ivaretok vi både den ytre og indre proveniensen slik at vi kunne avlevere arkivene til IKA Hordaland etter avtale, og gjeldende forskrifter ved avsluttet digitalisering.

Det at vi tar ansvar for å avlevere arkivene i henhold til gjeldende krav og forskrifter gjør at kommunene kan være trygge på at avleveringen blir ivaretatt, samtidig som de aktuelle depotene kan få et fysisk arkiv de kan sette rett i hyllene.

Besøk fra IKA Hordaland

I oktober i år hadde vi besøk av IKA Hordaland på vårt Digitaliseringssenter. De fikk dermed anledning til å se selve digitaliseringsprosessen og syntes det var interessant å se hvordan vi i Geomatikk IKT har effektivisert arbeidet med digitalisering, og hvordan vi samtidig ivaretar kvaliteten gjennom hele prosessen. De uttrykte tilfredshet med det de observerte, og er trygge på at arkivene vi digitaliserer på vegne av deres eierkommuner er godt ivaretatt av oss.

Les mer om dette besøket i IKA Hordalands egen bloggartikkel her

FV: Knut Kjosås, Anita Haugen Lie og Terje Hevrøy fra IKA Hordaland.

Les mer om våre tjenester innen skanning og digitalisering av dokumentarkiv.