Hverdagen på digitaliseringssenteret

Papirarkiv klart for skanning

På vårt digitaliseringssenter i Trondheim har mange millioner sider fra kommunale og statlige aktører gått igjennom skannerne de siste 20 årene. Her står våre dyktige medarbeidere alltid beredt til å ta imot papirarkivene for digitalisering og tilgjengeliggjøring.

Vi har tatt en prat med to av våre medarbeidere, Markus og Isak, for å høre hvordan arkivene håndteres – fra de kommer på lager, via skanning og videre til grafisk kontroll før det til slutt ligger klart for innsyn i vår digitale arkivløsning GeoDoc.

På lageret

Første stopp for arkiver som skal digitaliseres er lageret vårt. Her møter vi lagerarbeider Markus, som til daglig holder orden og oversikt over alt arkivmateriale som ankommer.

Lagerareid på digitaliseringssenteret

-Hva skjer med papirarkivene når de sendes til vårt lager for digitalisering?

På nye prosjekt starter logistikkarbeidet som oftest med at en medarbeider herfra reiser til kunden for å pakke ned arkivet, gjerne i arkivbokser. Det skrives lister som viser hvor i arkivet alt befinner seg, slik at kunden kan etterspørre materiale som vil bli prioritert i produkjsonsløypa. Når arkivet ankommer Trondheim blir så mye som mulig satt i hyller i lokalet. På denne måten blir arkivet mer oversiktlig og det er enklere for oss å gjøre digitaliseringsjobben. Det resterende arkivet blir stående på paller på lageret, så rulleres det i hylla etter hvert som arbeidet pågår. På flere prosjekter må materialet pakkes om, alt ettersom hva som er avtalt og hvor mye vi har fått gjort under henting av arkivet hos kunden. Det kan for eksempel være å bytte ut hengemapper med andre typer omslagsmapper.  Når arkivet er ferdig digitalisert, dobbeltsjekker jeg at ikke noe mangler, lager avleveringsliste, pakker ned arkivet i henhold til avtale og sender det til avtalt sted.

-Hvilke arbeidsoppgaver består hverdagen på lageret av?  

Arbeidet på lageret består av flere arbeidsoppgaver. Det viktigste er å holde orden. Vi jobber parallelt på mange ulike prosjekter, så da er det en fordel å ha kontroll på hvor alt er og hva som er avtalt på hvert enkelt prosjekt. Jeg passer på at alle prosjektmedarbeiderne har nytt materiale tilgjengelig, slik at det ikke blir unødvendige stopp i produksjonen. Samtidig sørger jeg for at vi har alt vi trenger av lager- og arkivrekvisita.

Lageret vårt består hovedsakelig av paller med materiale vi skal skanne eller har skannet. Hvert prosjekt har tydelige skiller mellom seg slik at jeg alltid har orden og ikke blander eller mister noe. Ferdigskannet materiale kan stues sammen, mens uskannet materiale må ha plass mellom seg slik at vi kommer lett til når kunden etterspør noe.

-Hva er neste steg i prosessen etter arkivene er plassert på lageret?

Neste steg er registrering og skanning av arkivmaterialet!

Ved skanningsstasjonen

Vi går videre til skannerne hvor vi møter produksjonsarbeider Isak. Han kan både fortelle oss om skanningsløypa og grafisk kontroll av skannet materiale.

Skanning av papirarkiver

-Hvordan jobber man når man skanner dokumenter på Digitaliseringssenteret?

Før skanning skal alle dokumentene registreres opp mot innsynsløsningen vår, GeoDoc. De registreres i henhold til prosjektspesifikke prosedyrer avtalt med kunden, men gårds- og bruksnummer, tiltaksart, saksdato og saksnummer er stort sett gjennomgående for de fleste prosjekter. Dokumentet er da koblet opp mot den registrerte informasjonen med en unik QR-kode skrevet ut på et skilleark som legges først i saken.

Etter at et dokument er registrert må det tilrettelegges for skanning. Dette arbeidet består av å rette ut bretter, fjerne stifter og binderser—det blir fort fjernet noen tusen stifter i uka—og alt som ikke er arkivverdig.

-Hva er spesielt viktig å tenke på når dere driver med skanningen?

Når vi kommer dit at et dokument er klart for skanning, det er registrert i GeoDoc og vi har kontrollert at alle sidene ligger i riktig rekkefølge, er det kvaliteten på det skannede materialet som er i fokus. Vi passer på at det ikke legger seg støv inne i skanneren som vil danne skittstriper som i verste fall kan dekke tekst—støvkluten er det redskapet vi bruker nest mest her på Digitaliseringssenteret, rett etter stiftefjerneren. Likeså passer vi på at ikke de skannede sidene har bretter i hjørnene som også kan dekke over noe av teksten.

Den delen av skanneparken vår som brukes hyppigst består av dokumentskannere, for alle sider opp til A3. Kart og tegninger er ofte av større formater og disse må skannes på storformatskannere, eller rulleskannere. I tillegg har vi flere skannere til særbruk, for eksempel som skanning av bøker og negativer. Det er egentlig ikke en ting vi ikke får skannet.

-Hva er neste steg i prosessen etter dokumentene er skannet?

Etter at dokumentene er skannet legger vi de tilbake i arkivboksen sin, setter boksen opp i hylla og vi setter i gang samme prosess på neste arkivboks.

De skannede dokumentene klargjøres for grafisk kontroll og en av prosessene er at maskinlæringstjenesten vår docAI automatisk tildeler sidene i dokumentet dokumentkategorier.

Grafisk kontroll

Under skanning vises flere skannede sider i sekundet som Isak og resten av produksjonsarbeiderne må følge med på. I tilfelle feil skulle forekomme er det viktig at hver side sjekkes igjen under grafisk kontroll. Vi følger Isak bort til PC ‘en hvor han forklarer videre.

Grafisk kontroll

-Hva foregår under en grafisk kontroll?

Grafisk kontroll utføres på alle skannede dokumenter. Da sjekker vi alle sidene i dokumentet, at alle sider er riktig rotert, alle blanke baksider er slettemerket og at det ikke har skjedd noen forstyrrelser under skanning som forhindrer lesbarhet. Dersom noen sider ikke er lesbare skanner vi siden på nytt og erstatter den i dokumentet.

I tillegg til dette sjekker vi at dokumentets saksinformasjon stemmer og at sidene har blitt tildelt riktig dokumentkategori.

-Hva er spesielt viktig å tenke på under grafisk kontroll?

Det aller viktigste og vårt største fokus er lesbarhet. Med mindre siden i sin originale stand er så skadet at informasjonen blir tapt, så skal vi bevare informasjonen det opprinnelige papirdokumentet har.

-Hva er neste steg i prosessen etter grafisk kontroll?

Etter at dokumentet er godkjent i grafisk kontroll, så ligger det klart for innsyn og gjenbruk for kunden i GeoDoc Web. Dersom kunden ønsker å publisere arkivene for publikum, setter vi ofte opp vår publikumsløsning doctorg, for selvbetjening for innbyggere og næringsliv. Nå kan papirarkivene enten pakkes ned igjen og sendes tilbake til oppdragsgiver, langtidslagres eller makuleres.

 

Slik avsluttes altså digitaliseringsprosessen, og med det takker vi Markus og Isak for en hyggelig og opplysende prat om hverdagen på digitaliseringssenteret.

Ønsker din virksomhet å se på mulighetene for å digitalisere sine arkiver? Ta gjerne kontakt med oss!

Kjersti Børseth
Teamleder Digitalisering
+47 902 51 524
Kjersti.Borseth@geomatikk-ikt.no