Hvor lang tid bruker du egentlig på å skrive et vedtak?

I forbindelse med sammenslåinger av virksomheter i en kommune, kommunesammenslåinger og andre omorganiseringer, oppstår det som regel endringer i arbeidsmetoder. I tillegg har man kanskje også nye fagsystemer å forholde seg til. Pandemien har på mange måter tvunget de fleste av oss til kjapp omstilling.

Jeg har selv jobbet i en kommune som gjennomgikk en sammenslåing. Vi hadde to kulturer, en haug av fagsystemer og forskjellige arbeidsmetoder som skulle bli ett. Dagens fagsystemer styrer mye av hvordan vi jobber i dag. eByggesak er et eksempel på dette. Systemet er bygget på en standard nasjonal kravspesifikasjon som egentlig forteller deg hvordan du skal drive med plan, byggesak og oppmålingssaker. Har dere gode arbeidsprosesser i din kommune? Foregår kommunikasjonen mellom for eksempel VA og Byggesak i riktige kanaler, eller tar dere bare en telefon? Kan vi effektivisere og kanskje automatisere noe av det vi gjør i dag? Svaret er åpenbart, og svaret er selvsagt ja.

Det å hente ut arkivmateriale var den største tidstyven der jeg jobbet tidligere. Utfordringen til mange kommuner som jeg ser det, er at man har mange steder å slå opp i for å finne dokumenter og informasjon. Og i mange tilfeller er kommunikasjonen i de ulike avdelingene/fagområdene dårlig løst. Dokumentasjon blir ofte journalført på ulike måter fra saksbehandler til saksbehandler. Hva er beste praksis? Det kan vi finne ut av. Jeg mener at man i mange tilfeller trenger noen fra utsiden som kommer inn og ser på problemer og løsninger – man trenger kanskje et spark bak!

Kartlegging av arbeidsprosesser

Som rådgiver innen arkiv og digitalisering kan jeg tilby en kartlegging av kommunens arbeidsprosesser. Denne kartleggingen er representativ for de fleste kommuner, som ikke har digitalisert arkivene. Det jeg gjør er å dra på besøk til kommunen, så prøver vi å finne ut hvor mange steder en saksbehandler må gå for å finne informasjon. Vi ser også på arbeidsprosessene. Hvordan er det det egentlig gjøres i organisasjonen i dag? Vi ser samtidig på fagsystemene. Erfaring tilsier at saksbehandlere ofte ikke bruker det fagsystemet som er tilgjengelig fullt ut – de bruker bare det de forstår.

Jeg intervjuer et utvalg saksbehandlere fra ulike avdelinger, for eksempel to fra byggesak, to fra geodata og to fra arkiv. Vi ser på hvilke og antall IT-systemer virksomheten har, og om de brukes «riktig». Målet er å hente ut gevinster. Forbedringspotensialet er som regel høyt, og det er mange lavt hengende frukter vi kan ta ut tidlig. Erfaringsmessig ser jeg at samhandlingen ofte ikke er god nok mellom avdelinger og kolleger, og kommunikasjon skjer på ulike måter. Noen tar en telefon, andre sender epost, og noen bruker fagsystemet til å sende ut et brev.

I en kartleggingsprosess ser jeg både på intern og ekstern kommunikasjon. Jeg setter saksbehandlers arbeidshverdag under lupen. Saksbehandlere blir utfordret på om metoden de velger er riktig eller ikke, og også om hva deres drømmesituasjon er. Noe er urealistisk, men mye er småting som enkelt kan løses. Som å arkivere en epost på en enklere måte – det er løsbart. Jeg tror vi kan forenkle og få fornøyde saksbehandlere basert på de anbefalingene vi kommer med.

Vi er også opptatt av å sette innbyggerne i fokus, hvis flyten til en saksbehandler er bra – blir innbygger fornøyd.

Vi kan også sammen lage flytskjema som forklarer på en visuell måte hvordan den riktige/nødvendige flyten bør være og sammenligne med den faktiske løypa i kommunen i dag. Kartleggingen resulterer i en rapport med konkrete anbefalinger til kommunen.

Målet er mer effektiv saksbehandling, ryddigere forhold mellom avdelingene og bedre kommunikasjonsflyt. De fleste anbefalingene vi kommer med koster som regel ingenting å realisere – kommunen kan gjøre dette selv med enkle grep. Det skal ofte lite til. Man kan kanskje også få en bekreftelse på at det dere gjør er riktig?

Ta kontakt med meg, så kan vi sammen finne de gode løsningene for din virksomhet.

Geir Harbak
Produkteier – GeoDoc
918 58 480
Geir.Harbak@geomatikk-ikt.no