Hvordan finne: 5 kriterier for å sikre effektiv gjenfinning i de digitale arkivene

Finner du B’en blant alle E’ene? 

Hovedmålet med et digitalt arkiv er ofte å sikre enkel gjenfinning slik at alle prosesser skal gå så effektivt som mulig. Når man skal velge digitalt arkiv er det imidlertid ikke alltid like lett å vite hvilke kriterier som burde være oppfylt for å få realisert dette. Derfor skal vi nå se på fem faktorer i arkivløsningen, som direkte bidrar til enkel gjenfinning i de digitale eiendomsarkivene.

Søkefunksjonalitet

For at man skal kunne finne det man leter etter er det først og fremst viktig at det finnes gode søkemuligheter. Arkivet burde ha flere forskjellige måter å søke og gjenfinne informasjon på, som for eksempel metadata- og fritekstsøk. For at man skal kunne søke effektivt på tvers av de historiske arkivene og de i produksjon, er også en gjennomtenkt og strukturert registrering et viktig premiss.

Integrasjon

Det digitale arkivsystemet bør kunne integreres med andre kilder og systemer, slik at det skapes en effektiv og sømløs samhandling når man skal finne igjen dokumentene. Det kan være en fordel at arkivet kan gjøre oppslag i ditt sak-/arkivsystem, men også at andre fag-applikasjoner fra leverandører som eksempelvis Powel eller NOIS kan gjøre søk i det digitale arkivet.

Dokumenthåndtering

Når man først har funnet dokumentene man søker, er det viktig at det finnes gode muligheter for dokumenthåndtering. Mange ønsker å kunne bruke dokumentene andre steder, ta ut enkeltsider av et dokument, eller å kunne redigere dokumentene uten å endre eller slette historiske data. Derfor bør det være enkelt å splitte, eksportere, laste ned og ikke minst sende dokumenter fra arkivet.

Tilgangskontroll og skjerming

Sikkerhet og personvern er et viktig tema når det gjelder tilgjengeliggjøring av offentlige arkiver. Det er derfor vesentlig at arkivet har støtte for tilgangskontroll slik at man kan styre hvilke brukere som får hvilken tilgang. I tillegg er gradering og skjerming av arkivdeler og enkeltdokumenter to viktige faktorer man burde tenke på når det kommer til sikkerheten rundt gjenfinning i det digitale arkivet.

Innsynsløsning

Til slutt kan det være hensiktsmessig å gjøre en vurdering på om det er flere som vil kunne ha nytte av å finne dokumentene i det digitale arkivet. En web-basert innsynsløsning som speiler innholdet ut til publikum vil kunne legge til rette for økt selvbetjening og effektivisering av den offentlige saksbehandlingen. Et siste kriterium vil derfor være muligheten til å dele innholdet med publikum slik at de selv kan søke og finne dokumenter knyttet til sine eiendommer. Også her vil det ovennevnte punktet om skjerming og sladding av sensitiv informasjon være aktuelt!

Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat om digitalt arkiv og gjenfinning!