Kartlegging av dokumentprosesser hos Alstahaug kommune

Alstahaug kommune hadde et behov om å få kartlagt hvordan post og dokumenter mottas og registreres i kommunen, samt hvordan tilkommende dokumenter registreres i sakssystemet underveis i saksbehandlingen. Målet var at dokumenter registreres på en ens måte på tvers av enheter og arkiv, og med rett kvalitet.

Vi i Geomatikk ble engasjert til å utføre kartleggingen. Gjennom kartlegging av arbeidsprosesser, metadata, arkivkilder, integrasjoner og intervju med medarbeidere var resultatet forslag til både kortsiktige og langsiktige endringer.

De foreslåtte endringene vil gjøre kommunen i stand til å være mer forberedt på nye søknads- og innsynsløsninger som setter større krav til hvordan innholdet i arkivet er strukturert, og ikke minst forenkle gjenfinning av dokumenter for saksbehandlere.

Kunden skriver:

Geomatikk har bidratt med kompetanse og overblikk og hjulpet oss til å se den viktige rollen arkiv spiller for digitalisering og selvbetjeningsløsninger til innbyggere og næringsliv. Vi ser nå bedre hvilken rolle de forskjellige fagområdene har, og hvor viktig samspillet mellom dem er for å lykkes med tilgjengeliggjøring av data internt og eksternt. Ikke minst er denne kunnskapen nå bedre fordelt på de forskjellige nivåene i organisasjonen, fra saksbehandlere til ledere.

Kontakt Alstahaug kommune
Linda Lovise Jakobsen
Rådgiver digital forvaltning, Stab/IKT
Telefon: 454 84 394
E-post: linda.jakobsen@alstahaug.kommune.no