Kommunesammenslåing og historiske arkiv

Kommunene slår seg sammen, hva skjer med de historiske arkivene?

For Stavanger kommune startet historien med at de valgte oss i Geomatikk som leverandør for å digitalisere deres papirbaserte eiendomsarkiver. Kommunens papirarkiver ble fraktet opp til Trondheim, skannet og lastet opp til vår digitale arkivløsning, GeoDoc. I GeoDoc kan saksbehandlere enkelt søke opp filene og se sakspapirene for eiendommer i kommunen. Digitalisering av arkivene forenkler hverdagen til saksbehandlere og gjør arkivene lettere tilgjengelig.

Samtidig som prosessen med digitalisering pågår befinner Stavanger kommune, som flere andre kommuner i Norge på dette tidspunktet, seg i en sammenslåingsprosess. Fra 2020 skal kommunen slås sammen med nabokommunene Rennesøy og Finnøy og bli til Nye Stavanger kommune. I denne sammenhengen har kommunene valgt å samle de digitale versjonene av sine historiske arkiver. Alle eiendommene fra alle de tre gamle kommunene skal være enkle å finne igjen i samme database når de blir én ny kommune.

Vi fikk dermed også i oppdrag å digitalisere Rennesøy og Finnøy kommuner sine arkiver på samme måte som Stavanger kommunes arkiv. Papirarkivet til kommunene besto av byggesak, deling, seksjonering, vann, avløp- og renovasjon, landbruk og planer med opprinnelse helt tilbake til starten av 1900-tallet.

Avslutning av arkiver ved kommunesammenslåing

En kommunesammenslåing er en nedleggelse av eksisterende kommuner og opprettelse av en ny. Den nye kommunen opprettes som et nytt organ med nytt organisasjonsnummer, noe som blant annet har direkte konsekvens for kommunens arkiver. Alle arkivene skal avsluttes og det er viktig å holde de forskjellige arkivene adskilt, jamfør arkivforskriften § 17 fjerde ledd. Arkivregelverket gir dermed ikke anledning til å fortsette å arkivere i de nedlagte kommunenes arkiver etter 01.01.2020.

Tilgang på data fra avsluttede arkiv etter sammenslåing

Arkivverket er imidlertid tydelig på at regelverket ikke skal være til hinder for at data fra avsluttede arkiv gjøres tilgjengelig i den nye kommunen. Tvert imot er det viktig at de avsluttede arkivene er tilgjengelige for den løpende saksbehandlingen.

Historiske arkiver er allerede avsluttet, men kommunene vil være avhengige av tilgang til disse i den løpende saksbehandlingen også i fremtiden. Vi i Geomatikk har erfaring fra flere prosjekter der kommuner skal slås sammen og ser at det velges ulike løsninger for de historiske arkivene.

Historiske arkiver kan med stor fordel kan samles i samme digitale løsning ved en sammenslåing, nettopp slik kommunene Stavanger, Finnøy og Rennesøy har valgt å gjøre. Det er viktig at det for ettertiden er mulig å skille de ulike arkivene fra hverandre, men samtidig må ikke dette være til hinder for tilgang til og gjenfinning i de avsluttede arkivene. Her er korrekt, ryddig og enkel registrering av metadata avgjørende slik at man alltid vet hvor saken ble skapt, og at man sikrer et godt søkbart og brukervennlig digitalt arkiv også etter kommunesammenslåingen.

Korrekt og effektiv merking og registrering

Noe av utfordringen med å samle historiske arkiver er jobben med å organisere dokumentene når flere saksmapper og eiendommer en gang het det samme. Det er vanlig at alle kommuner har en eiendom som heter 1/1 og alle de gamle kommunene kan ha saksnummer 2000/1. Når man slår sammen arkivene kan dette altså føre til forvirring og at arkivet blir lite oversiktlig. Nøyaktig og korrekt merking og registrering av dokumentene kreves for et bra resultat.

I prosjektet for Nye Stavanger kommune er det valgt å knytte eiendommene til det gamle kommunenavnet. Under rydde- og registreringsprosessen av papirarkivet verifiserte vi matrikkelenhetene til de tre kommunene, og hver sak ble påført det gamle kommunenavnet som nøkkelinfo. Dette gjør at man i GeoDoc enkelt kan filtrere ut saker med ulik opprinnelseskommune. GeoDoc kan lett settes opp med flere matrikkelfelt, og nye Stavanger ønsker et eget et for de nye matrikkelnavnene. I et nytt matrikkelfelt kan man endre nummerseriene i Rennesøy og Finnøy. Eiendommer som opprinnelig tilhørte Stavanger beholder sine gårds og bruksnummer mens f.eks gårdsnummer 5 i Finnøy vil bli 105 og gårdsnummer 5 i Rennesøy vil bli 205.

Alt i ett søk

Andre fordeler med å samle arkivene er at saksbehandlere kun trenger å lete ett sted for å finne igjen de historiske dokumentene. De ulike arkivene er registrert og kategorisert med samme regler for å sikre enhetlig struktur i det digitale arkivet og alt i ett søk. En saksbehandler kan da enkelt søke seg fram til f.eks. tegninger og ferdigattester knyttet til forskjellige matrikkelenheter i de tre opprinnelige kommunene, i en og samme løsning. Minivisninger og hurtigvisning av dokumentene i GeoDoc er nyttige hjelpemidler for å finne riktig sak.

Etter endt digitalisering ønsket kommunene Stavanger, Rennesøy og Finnøy at deres avsluttede historiske papirarkiv skulle sendes til arkivdepot for langtidslagring. Disse arkivstykkene er det også viktig å holde adskilt fra hverandre, noe vi sikret ved å skape en korrekt avleveringsliste i samarbeid med arkivdepotet og å gi alle arkivstykkene unike navn.

På denne måten er kommunene godt forberedt til sammenslåingen, og har gjort de historiske arkivene lett tilgjengelig for fremtiden – alt i ett søk!

Vi ønsker de tre kommunene lykke til med sammenslåingen i 2020!

Ta kontakt for en uforpliktende prat om hvordan vi kan bistå din kommune med de historiske arkivene!

Kontakt Stavanger kommune
Roy Sjonfjell
Seksjonsleder Kart og IKT
Telefon: +47 51 50 78 70
E-post: roy.sjonfjell@stavanger.kommune.no