Maskinlæring har gitt Larvik kommune ett sted å søke!

«Larvik kommune ønsker at når man jobber med saken i dag, så skal man ha kun ett arkiv å forholde seg til når man skal finne informasjon»

Dette var Larvik kommune sitt ønske når vi startet opp pilotprosjektet med automatisk kategorisering og rekategorisering av ulike digitale arkivkilder i fjor. Ved hjelp av maskinlæring har vi bistått Nye Larvik kommune med å samle og rydde arkivene slik at de nå har ett heldigitalt eiendomsarkiv å forholde seg til når de skal finne og dele etterspurte dokumenter. Gevinsten er mer effektive prosesser i forbindelse med saksbehandling og innsynsforespørsler.

Sitatet ovenfor kommer fra en video som ble vist fra prosjektoppstart under fjorårets deltakelse på eKommune-konferansen. Videoen fra oppstarten kan du se ved å klikke her.

Vi i Geomatikk kommer også til å delta på årets eKommune-konferanse, hvor du kan møte våre rådgivere Runar og Geir på stand! I den anledning har vi laget en oppfølgingsvideo til prosjektet, hvor vi får høre hvordan det har gått så langt:

Vi er tilbake til Larvik kommune. De hadde i fjor et ønske om å få samlet og ryddet sine digitale arkiver. Vår prosjektleder Runar har nå tatt turen for å høre hvordan det har gått så langt.

Runar: Da er vi tilbake til Larvik kommune, et år etter sist gang vi var her. Nå skal vi ta en tur inn og høre hva som er status på arkivene så langt og hva som er planen videre.

Vi går inn og møter Odd Arne Bakke-Ludviksen. Han er GIS-koordinator på Geodata-avdelingen i Larvik kommune, og prosjektleder i arbeidet med å gjøre braArkiv til kommunens hovedportal for eiendomssaker. Vi vil gjerne høre litt om hva Odd Arne synes om prosjektet til nå.

Runar: Hei Odd Arne! Da er vi tilbake i Larvik igjen, og da tenkte jeg at jeg skulle høre med dere hvordan det går med arkivene deres nå?

Odd Arne: Hyggelig å få dere på besøk igjen! Vi har jo hatt et langt prosjekt nå med å finne ut av disse her tingene, men inntrykket mitt er at saksbehandlerne våre er førnøyde og at det går veldig bra med arkivene våre.

Runar: Så flott!

Vi møter også Kolbjørn Hem. Han er virksomhetsleder på Geodata-avdelingen i Larvik kommune.

Kolbjørn: Vi er kjempefornøyde med at Geomatikk IKT tok tak i problematikken som vi hadde med de gamle digitale arkivene våre, slik at vi kunne kjøre på en kunstig intelligens på de slik at vi fikk lik kategorisering på dokumentene og lik struktur på alle arkivene vi hadde og vi kunne se det ett sted, i stedet for å lete i hytt og pine for å si det rett ut.

Larvik har nå et heldigitalt eiendomsarkiv å forholde seg til. Etter å ha skannet de gamle papirarkivene, frigjort plass og deretter samlet og ryddet de elektronisk skapte arkivene, er vi nå nysgjerrige på hvilken nytteverdi kommunen sitter igjen med i dag.

Odd Arne: Vi har hatt stor nytteverdi av de oppgavene som er gjennomført til nå. Vi har jo fått samlet flere arkivkilder på en ny plattform, og vi har dermed fjernet behovet for å søke i flere ulike kilder for å finne den informasjonen vi trenger til saksbehandlingen.

Som følge av kommunesammenslåing er også Lardal nå en del av Nye Larvik kommune. På bakgrunn av det blir også gamle Lardal sine arkiver en del av prosjektet. 

Runar: Kan du da si noe om veien videre?

Odd Arne: Vi har nå fått god erfaring med kunstig intelligens og tolkning og kategorisering av historiske arkiver i Larvik kommune. Vi fikk jo også med oss Lardal kommune i kommunesammenslåingen, og da har vi jo historiske arkiv der også, som vi nå ser for oss å bruke sammen metodikken på for å få det inn i braArkiv sammen med de andre arkivdelene våre.

Kolbjørn: Og dette gjør vi ganske enkelt med å kjøre på med en robot med automatisk identifisering av dokumentene slik som Geomatikk IKT har gjort for oss i Larvik, slik at det blir helt likt i begge kommunene.

Runar: Da ønsker jeg å si takk for samtalen.

Odd Arne: Ja, og tusen takk for at dere tok oppfordringen vår med å prøve og teste arkivene våre og se om kunstig intelligens kunne løse denne dokumentkategoriseringen som vi sleit med.

Kolbjørn: Jobben er gjort!

Vi er glade for at nye Larvik kommune er fornøyde med jobben som er gjort så langt, og ser frem til videre samarbeid.

Runar: Da er vi ferdige i Larvik for denne gang, på gjensyn!

Les hva kommunen selv skriver om prosjektet i denne artikkelen: https://www.larvik.kommune.no/plan-bygg-og-eiendom/aktuelt/naa-er-eiendomsarkivet-heldigitalt/

Ta gjerne kontakt med våre rådgivere Geir Harbak og Runar Walderhaug om du vil høre mer om Larvik-prosjektet og diskutere hvordan vi kan bistå din virksomhet med samling og rydding av arkivbaser. Med maskinlæring kan vi legge til rette for mer effektiv gjenfinning og deling av etterspurt arkivmateriale uavhengig av opprinnelige baser og systemer. Du finner oss på stand nummer 15!