Når krisen rammer arkivene

I VG 22.juni kunne vi lese at Arkivverket fortsatt holder arkivene stengt. Grunnet COVID-19 melder Arkivverket at de vil fortsette å holde dørene stengt for publikum inntil midten av august.

Som landets sentrale arkivinstitusjon forvalter Arkivverket papirarkiver med dokumentasjon skapt av staten gjennom århundrer. Dette er verdifull dokumentasjon om det norske samfunnets historie og som nyttiggjøres av ulike kunnskapsarbeidere, som eksempelvis forskere, forfattere og studenter.

Nedstengingen av arkivene medfører betydelige kostnader for samfunnet i form av forsinkede stipendiater og forskningsprosjekter, avbrutte søknader og uferdige masteroppgaver som følge av at de ulike interessentene ikke får tilgang til etterspurt arkivmateriale.

Hva om disse papirarkivene hadde vært digitalt tilgjengelige trygt fra hjemmekontoret i stedet?

Arkivverket har prøvd å finne en løsning ved å skanne dokumenter «on demand» til forskere, studenter, forfattere og journalister med korte tidsfrister. Dette synes imidlertid å være en lite kostnadseffektiv løsning på lengre sikt, av ulike årsaker.

Arkivverket har tidligere oppfordret forvaltningen til å skanne sine papirarkiver, blant annet på grunn av begrenset magasinplass til å ta imot avlevert materiale. Arkivverkets egne analyser viser at det å gjennomføre strengere bevaringsvurderinger og mediekonverteringstiltak langt på vei vil løse forvaltningens behov for avlevering, samt Arkivverkets behov for magasinplass. Konkret betyr dette at man i fremtiden vil ta vare på mindre, og at det som skal bevares ønskes digitalisert.

I forbindelse med dette har Arkivverket kjørt ulike piloter for mediekonvertering. Samarbeid med blant andre UDI, Statsministerens kontor og Kunnskapsdepartementet viser at det er store samfunnsmessige besparelser ved å gjennomføre digitalisering av nyere papirarkiver enn ved tradisjonell ordning.

Som en av Norges ledende leverandører av løsninger og tjenester knyttet til arkiv og digitalisering har vi i Geomatikk det siste året fått i oppdrag å mediekonvertere papirarkiver både for Kunnskapsdepartementet og Bioteknologirådet, som begge skal avlevere digitalt til Arkivverket. I begge disse prosjektene blir maskinlæring benyttet for å blant annet kvalitetssikre leveransen og sikre kundenes mål om et fullstendig digitalt arkiv.

Pandemi eller ikke – disse arkivene utgjør bare en brøkdel av anslått mengde på 200 000 hyllemeter med papirmateriale som bevares i den statlige forvaltningen i dag. Imidlertid er det absolutt et viktig steg på veien for å effektivisere langtidslagringen og tilgjengeliggjøringen av verdifull samfunnshistorisk informasjon for fremtiden.

Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat om skanning og tilgjengeliggjøring av arkivmateriale.

Skrevet av
Ida Regine Hvidsten
Markedsansvarlig
ida-regine.hvidsten@geomatikk.no
951 13 549