Hva om det fantes en nasjonal standard for merking av arkiv?

Som leverandør av digitaliseringstjenester og verdiøkning av arkiv til kommunemarkedet, opplever vi stadig kommunenes utfordringer knyttet til fragmenterte arkivstrukturer.

Kommunene har ofte som en del av sin digitale strategi et mål om effektivisering og økt grad av selvbetjening i den offentlige forvaltningen. Når vi bistår kommunene med å digitalisere det tekniske papirarkivet samt å innføre digitale løsninger, nettopp for å underbygge dette målet, ser vi at metadata og merking av arkiv ofte varierer fra kommune til kommune, og også innenfor en og samme kommune over tid.

Mange kommuner har etterlyst standarder eller veiledere som de kan støtte seg til ved skanning av arkivene, kvalitetsheving av disse eller for å velge riktig merking av dokumentene i den løpende saksbehandlingen innen plan- og byggesak. Dette vil også forenkle prosesser ved samarbeid eller sammenslåing mellom kommuner, samt ved tilgjengeliggjøring av offentlige dokumenter for publikum.

På bakgrunn av dette har prosjektet GeoLett (underlagt Direktoratet for byggkvalitet, KS, Kartverket og KMD) nedsatt arbeidsgruppen ArkivLett. Denne gruppen består av representanter fra både kommuner, sak-/arkivleverandører, leverandører av arkiv- og digitaliseringstjenester, samt KS og Arkivverket. Arbeidsgruppen har i første omgang fått som mandat å skaffe oversikt over og konkretisere behovet for tilgang til arkivmateriell, og krav til merking som understøtter selvbetjening innenfor plan- og byggesaker. Arbeidsgruppen har første møte 22.august.

Vår rådgiver, Runar Walderhaug, deltar i denne arbeidsgruppa. Vi er stolte av å være en del av dette viktige arbeidet, og gleder oss til å se hva dette kan gi av effektiviseringsgevinster.

En nasjonal standard for merking av arkiv ville jo vært en drøm! Både for kommuner, andre myndigheter som behandler plan- og byggesaker og oss leverandører 🙂

Skrevet av
Ida Regine Hvidsten
Avdelingsleder Marked