Ny nasjonal standard for merking av dokumenter er nå klar til bruk!

Nå er den nasjonale standarden utarbeidet av prosjektet ArkivLett endelig klar til bruk. Standarden retter seg mot de kommunale arkivene i teknisk sektor, da dette er arkiver der dokumentene i stor grad er etterspurt av kommunalt ansatte, innbyggere og utbyggere/næringsliv. Visjonen om at dokumentene skal være enklere tilgjengelig for alle som har et behov, forutsetter standarder for semantikk og navngiving.

Målet om økt selvbetjening utfordres

Som tidligere skrevet har vi i Geomatikk vært en av leverandørene som utgjorde arbeidsgruppen i ArkivLett. Målet med prosjektet har vært å finne en standard for metadata som kan gjøre det lettere å søke frem informasjon i arkivet og derigjennom støtte opp under ønsket om en mer effektiv saksbehandling og økt selvbetjening i byggesaksprosessen.

Ønsket om å tilgjengeliggjøre arkiver i selvbetjente innsynsløsninger for publikum utfordres nemlig av ulike strukturer og fragmenterte arkivkilder. Norske kommuner har satt sammen arkivene sine over en lengre tidsperiode og ved bruk av forskjellige metoder – fra papirarkiv med sine regler for arkivering, til arkivering i NOARK-løsninger som har andre krav til arkivkoding.

I dag er derfor situasjonen slik at den som skal søke etter dokumenter, bør kjenne til hvilke endringer som er gjort over tid for å finne dokumentene som etterspørres. Kommunene sier selv at kunnskap om arkivkultur er avgjørende for å gjenfinne dokumenter, og mangel på arkiv- og domenekunnskap vanskeliggjør selvbetjent gjenfinning fra publikum, og kan i verste fall føre til at informasjon går tapt.

Kvalitetsheving av arkivmateriale

ArkivLett har sett på ulike arkivmodeller som er anvendt i kommune-Norge over tid, og presenterer nå en standard som skal gjøre det mulig å tilrettelegge de ulike arkivene på en måte som gjør at arkivene blir enhetlige. Det er på bakgrunn av dette blitt utarbeidet en oversikt over metadata som anbefales påført dokumenter ved alle anledninger.

Standarden har flere anvendelsesområder og bør anvendes som standard både for arkivering ved førstegangs skanning av historiske papirarkiver, for arkivering ved løpende produksjon i sak/arkiv- eller fagsystemer, og for å rydde opp i og kvalitetsheve allerede eksisterende digitalt materiale.

For å rydde opp i og normalisere allerede digitalt materiale bruker vi i Geomatikk blant annet maskinlæring for å automatisere tidligere manuelle prosesser. På denne måten kan vi ta tak i den foreslåtte standarden og kategorisere og rekategorisere dokumentene, med andre ord rydde opp i og kvalitetsheve materialet, uten en alt for omfattende manuell ryddejobb.

Om din kommune trenger hjelp til å ta i bruk den nye standarden på et eller flere av disse områdene, kan dere kontakte vår løsningsrådgiver:

Runar Walderhaug
Løsningsrådgiver
+47 906 41 188
Runar.walderhaug@geomatikk-ikt.no

I denne artikkelen skrevet av KS kan du lese mer om prosjektet og den nye standarden, samt finne lenke til arbeidsgruppens rapport.