Snillfjord splittet i tre – Nye Orkland, Heim og Hitra måtte samle og rydde byggesaksarkivene

I forbindelse med kommunereformen ble gamle Snillfjord kommune fra 01.01.2020 splittet i tre og fordelt mellom kommunene Orkland, Heim og Hitra.

Dette medførte selvsagt at Snillfjord sine tekniske arkiver måtte fordeles mellom de tre kommunene. Både Snillfjord og Heim hadde sine skannede byggesaksarkiver i vårt GeoDoc, og etter avtale med Hitra og Orkland ble det etablert et GeoDoc også for disse to kommunene.

Gamle Snillfjord sine byggesaker ble deretter, basert på gårds- og bruksnummer, fordelt og flyttet inn i GeoDoc til riktig kommune. I tillegg ble også avsluttede byggesaker med metadata og dokumenter fra Snillfjords historiske ESA-base eksportert og fordelt på de tre andre kommunenes GeoDoc.

Maskinlæring ryddet i arkivene

Når Snillfjord sine byggesaksarkiver skulle leve videre som en del av de tre kommunene Orkland, Heim og Hitra, gjorde ulike strukturer, metadata og kategorisering at gjenfinningen i arkivene kunne blitt utfordrende. Etter samlingen av arkivene var det dermed helt nødvendig å utføre en ryddejobb.

For å sikre enkelt søk i GeoDoc, på tvers av de opprinnelige basene, ble alle dokumenter og metadata vasket og kvalitetshevet etter flytting. Ved hjelp av maskinlæring har alle dokumentene til Heim, Orkland og Hitra, inkludert respektive dokumenter fra Snillfjord, blitt automatisk rekategorisert i henhold til ArkivLett-standarden for merking av byggesaker. Med denne normaliseringen har alle dokumentene i hvert arkiv fått en enhetlig kategorisering og benevning, noe som bidrar til enklere og mer effektivt søk, uavhengig av opprinnelig struktur og lokasjon.

Etter vaskingen og ryddingen ser vi at treffprosenten til våre maskinlæringsmodeller er svært god, og kommunene har gode tilbakemeldinger til prosjektet så langt;

Dialogen med Geomatikk underveis i prosessen med innleggingen av arkivet for Snillfjord til braArkiv har vært god og det har vært hurtig responstid og oppfølging fra leverandør. Kategoriseringen av arkivet ser ut til å være som ønsket i GeoDoc. (Marit Oline Paulsen – rådgiver i Heim kommune).

Er din kommune også berørt av en sammenslåing som skaper utfordringer knyttet til de tekniske arkivene?

Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat om hvordan vi kan bistå med samling og kvalitetsheving av arkivmaterialet i ulike baser, for enklere gjenfinning og tilgjengeliggjøring – uavhengig av opprinnelig kilde.

Kåre Lars Brun-Blåbærvik
Key Account Manager – GeoDoc
950 89 464
Kare-Lars.Brun-Blabarvik@geomatikk-ikt.no