Publisering av eiendomsdokumenter for publikum i Askøy kommune
Askøy kommune har nå i flere år publisert eiendomsdokumenter til sine innbyggere, via vår publikumsportal docTorg.
I docTorg søker innbyggerne opp de dokumenter de etterspør, og kommunen slipper da en del innsynshenvendelser fra innbyggerne med påfølgende forsendelse av dokumenter.
Offentlige myndigheter ønsker at alle offentlige etater og kommuner skal publisere så mye som mulig, men innenfor gjeldende lovverk.
Usikkerhet hindrer kommuner i å publisere for publikum
Med dagens personvernlovgivning og GDPR kan dette være en vanskelig balansegang for en kommune. Man må være sikker på at ikke personsensitive opplysninger, som for eksempel helseopplysninger knyttet til en byggesak, ikke blir offentliggjort. Det er dessverre en rekke eksempler på at dette har skjedd, og selv om det selvsagt skjer utilsiktet, kan bøtene fra Datatilsynet bli meget store. Vi erfarer at frykten for å gjøre feil medfører at flere kommuner kvier seg for å publisere arkivinformasjon for publikum, og går dermed glipp av effektiviseringsgevinstene dette kan gi.
Hva kan man så gjøre for å sikre seg mot slike feil?
En sensitivitetsanalyse gir økt trygghet
For eldre innskannede data har man historisk ikke hatt god nok kontroll på offentlighetsvurderinger, da dette har vært papirarkiv der innbygger har måttet fysisk møte opp hos kommunen for å få tilgang til dokumentene. Offentlighetsvurdering ble da ofte gjort i forbindelse med forespørselen.
Når disse dokumentene nå er digitalisert og skal publiseres, må det gjøres en kvalitetskontroll i forhold til offentlighetsvurdering før man gir innbyggerne tilgang til dokumentene. Dette kan være en stor og uoverkommelig jobb for en kommune med knappe ressurser. Hva kan man gjøre?
Vi i Geomatikk har utviklet en løsning vi kaller «Sensitivitetsanalyse» der vi ved hjelp av kunstig intelligens og maskinlæring lar en robot (docAI) sjekke alle sider som skal publiseres.
docAI ser etter ord og fraser ut fra en liste utarbeidet i samarbeid med flere kommuner. I tillegg leter den også etter fødselsnummer som må sladdes før publisering.
Erfaringer i Askøy kommune
Askøy med flere har nå kjørt en sensitivitetsanalyse og med gode resultater. Gamle dokumenter består ofte av mye håndskrift, docAI analyserer og gjenkjenner imidlertid også håndskrift og tjenesten har høy treffprosent.
«Askøy kommune erfarer at sensitivitetsanalysene som er gjort har fanget opp en rekke dokumenter som potensielt ville kunne gitt brudd på GDPR. Slik sett opplever Askøy kommune en betryggelse for at personvern er bedre ivaretatt etter at sensitivitetsanalyse av historiske arkiver er gjennomført.»
Kjører man en slik analyse vil man likevel aldri være 100% sikker på at alt er fanget opp, noe man heller ikke ville vært om dette ble gjort av mennesker. En slik analyse sammen med andre verktøy, som eksempelvis ROS-analyser, vil likevel gi kommunen den trygghet på at man har gjort det man kan for å hindre brudd på personvernlovgivningen. Dette sikrer den enkelte innbygger, og eventuelle bøter fra Datatilsynet vil erfaringsmessig gjenspeile jobben som er gjort i forkant.
Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat om publisering av eiendomsdokumenter for publikum!
Geir Harbak
Produkteier – GeoDoc
918 58 480
Geir.Harbak@geomatikk-ikt.no