Samle, rydde, finne og dele – hva mener vi med det?

Fra dokumenter overalt i ulike kilder og formater til orden i ett digitalt arkiv

Vi i Geomatikk liker å si at vi samler og rydder i ditt arkiv, slik at du kan finne og dele dokumenter på en enklere og mer effektiv måte.

Men hva legger vi i dette?

Først og fremst snakker vi her om en metode, ikke et produkt. En metode for å definere ulike aktiviteter og prosesser som vi mener bidrar til mer orden, enklere tilgang og mer selvbetjening knyttet til etterspurt arkivdokumentasjon. Slik vi har gjennomført metoden frem til i dag, er den anvendelig på alt arkivmateriale som hos en arkiveier er etterspurt. Eksempelvis etterspurt i forhold til en kommunal byggesaksprosess, eierskifte eller andre hendelser som gjør at dokumentasjon er aktuelt å fremskaffe.

Den offentlige forvaltningen preges i dag av ønsker og forventninger om effektivisering og økt selvbetjening. DIFIs prinsipp om digitalt førstevalg innebærer at forvaltningen så langt det er mulig skal være tilgjengelig på nett, både for å imøtekomme brukernes forventninger i en digital hverdag og for å realisere betydelige innsparingspotensialer.

Vi ser imidlertid at arkiveiere som ønsker å legge til rette for økt effektivisering og selvbetjeningsløsninger ofte opplever dette som utfordrende, på grunn av fragmenterte arkivlandskap. Med fragmenterte arkivlandskap mener vi at de etterspurte arkivene kan finnes i mange ulike former og være skapt på forskjellige måter. Arkivene er ofte fragmenterte både på tvers av tid og system, og dermed strukturert og navngitt på mange ulike måter – avhengig av form, tid og kilde. Eksempelvis er papirarkivene skapt på en måte, mens de historiske saksarkivene kan være skapt på en helt annen måte etter overgangen til digitale systemer.

En stor del av vår kundemasse er kommuner, og de sier selv at utfordringen er at like dokumenter, som for eksempel Ferdigattest og Tegning, ofte har blitt navngitt forskjellig og arkivert i forskjellige arkivdeler over tid. Dette medfører at «noen» må ha kompetanse på hvilke arkiv en skal søke i og hvilke søkeord som skal benyttes ved hvert søk. Med denne avhengigheten av domenekunnskap vil tilgang til informasjon kunne gå tapt når folk flytter på seg i en organisasjon,

Vi i Geomatikk er av den oppfatning at dette er overførbart til alle slags arkiver, til alle arkiveiere, uavhengig av sektor. Vi tror at det i enhver organisasjon som har utviklet sine arkiver over tid, kan finnes tilsvarende utfordringer. Så lenge arkivet inneholder etterspurt informasjon antar vi at ønsker og utfordringer knyttet til effektivisering og tilgjengeliggjøring av arkivmateriale foreligger.

Det overordnede målet om mer effektiv saksbehandling med enklere tilgang og mer selvbetjening krever ett heldigitalt arkiv, og koker dermed ned til et behov for å samle og rydde, for å enklere kunne finne og dele etterspurt arkivmateriale.

Men hva legger vi å samle, rydde, finne og dele?

Når vi sier Samle mener vi at vi må kjenne til alle arkivdeler som er aktuelle, og vurdere om noen av arkivene kan settes sammen, for å oppnå færre arkiv. Ved å samle de fysiske og digitale dokumentene på ett sted reduserer vi antall arkivkilder og gjør det mulig å søke på ett sted, på tvers av opprinnelig kilde og system. De aller fleste kjenner godt til hvilke arkiv dette kan gjelde for deres organisasjon. Start med å lage en oversikt over arkivlandskapet slik det er i dag.

Når vi sier Rydde mener vi å bli kjent med alle ulike strukturer og benevninger som er brukt på en og samme dokumenttype i forskjellige arkiv, for deretter å kunne gi like dokumenter en felles struktur og benevning. Dette kan fremstå som en relativt tung og uoverkommelig oppgave, men ved hjelp av solid erfaring og maskinlæringsteknologi har vi automatisert arbeidet med å rydde og kvalitetsheve arkivmaterialet.

Når vi sier Finne mener vi å peke på forskjellige verktøy hvor dokumentene kan bli funnet. Arkivets søkeside på web, en integrasjon fra et annet system, et kart, tilgangskontroll og for eksempel skjerming av informasjon. Når arkivet er samlet og ryddet muliggjøres gjenfinning av alt på ett sted, alt i ett søk – uavhengig av opprinnelig kilde og system. Erfaring og kompetanse gjør at vi kan veilede og informere om hva som er mulig å få til med dagens teknologi.

Når vi sier Dele mener vi at noen dokumenter i et arkiv med fordel kan være selvbetjent for allmenheten, slik som bank og forsikring er i dag. Via en innsynsportal for publikum kan brukeren identifisere seg, og få tilgang til den informasjonen denne er gitt tilgang til. Effektivisering av interne arbeidsprosesser gjør det mulig å fristille ressurser til andre formål.

Vi i Geomatikk håper og tror at denne metoden skal kunne bidra til å underbygge følgende visjon:

«Når den som søker ikke finner dokumentet den søker etter, skal du som arkiveier være trygg på at dokumentet ikke finnes.»

Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat om hvordan vi kan bistå din virksomhet med å samle og rydde i arkivene, slik at du enklere kan finne og dele etterspurt informasjon.

Skrevet av
Runar Walderhaug og Ida Regine Hvidsten
E-post: marked@geomatikk-ikt.no