Sensitivitetsanalyse før publisering av arkivmateriale til publikum

Både kommuner og statlige etater med flere oppfordres til å publisere sine arkivdata til publikum. I dag skjer dette igjennom ulike løsninger som blant annet eInnsyn, postjournaler, publikumsportaler og kartløsninger.  

For nyere data fra fullelektroniske arkiv har ofte arkivet og saksbehandlere tatt en vurdering på om det enkelte dokument kan publiseres eller ikke, eller om deler må sladdes. Bevisstheten rundt dette har økt med årene og det er vel ikke urimelig å påstå at kvaliteten på dette arbeidet er bedre jo nyere dataene blir.

Hva så med gamle arkiv? Hva med papirarkivene som må digitaliseres grunnet mangel på depotplass eller fordi man ønsker å kunne publisere dem, er kvalitetssjekken like god på disse arkivene? Disse ble dannet i lang tid før GDPR, og bevisstheten rundt offentliginnsyn var nok mye lavere den gang. En offentlighetsvurdering ble ofte tatt først i forbindelse med innsynsbegjæringer.

Kan du være trygg på innholdet i GeoDoc?

Vi i Geomatikk digitaliserer nå i snitt 10 millioner sider pr år. Disse legges inn i GeoDoc som innsynsløsning for saksbehandler. I tillegg henter vi inn data fra ulike historiske baser der også datakvaliteten kan være av ulik art. Kan man stole på at disse dataene kan publiseres uten at man bryter med personvernlovgivningen/Personvernfordringen (GDPR)? Svaret er trolig nei.

Hva gjør man så? Man ønsker jo å imøtekomme krav og forventninger om offentliginnsyn og økt selvbetjening blant publikum. Samtidig har man jo ikke lyst til å komme på forsidene i avisene for brudd på de nevnte lovene og med risiko for bøter fra Datatilsynet som i enkelte tilfeller har vært på over en million kroner.

I Geomatikk jobber vi til enhver tid med å forbedre datakvaliteten på dataene til våre kunder, dette gjelder også innen personvern. Vi ønsker at våre kunder skal føle seg så trygge som det er mulig å bli i forhold til publisering. Vi har vår egen publikumsløsning for publisering av eiendomsarkiver, docTorg. Dokumentene i eiendomsarkivet er ofte de mest etterspurte dokumentene i en kommune og derfor har vi startet der. docTorg speiler innholdet i GeoDoc og kan konfigureres på en rekke ulike parametere, for derved å kunne styre hva som publiseres ut til publikum. docTorg er også knyttet mot ID-porten og matrikkelen for å sikre løsningen ytterligere.

Det er likevel ikke slik at de dataene som ligger i GeoDoc og som man ønsker å publisere er helt trygge til tross for manuell sjekk og kontroll i forhold til personsensitive data. Er alle personnummer sladdet? Er alle helseattester som lå som et vedlegg i en byggesak unntatt offentlighet? Svaret er trolig nei.

Bli tryggere på innholdet i GeoDoc før du publiserer til publikum

For å bistå med dette har vi utviklet en tjeneste vi kaller Sensitivitetsanalyse som du kan lese mer om her. Sensitivitetsanalysen sjekker hver enkelt side i alle dokumenter som skal analyseres med det formål å finne sensitive ord og fraser, samt personnummer. Vi har utarbeidet en standard ordliste, som kan modifiseres i samarbeid med kunden. Etter en gjennomkjøring får du som kunde en rapport som forteller hvor analysen har funnet ord og personnummer og du kan deretter gå inn på dokumentene i GeoDoc for en offentlighetsvurdering av innholdet.

Sensitivitetsanalysen er ikke bare sterk på maskinskrevet tekst, men også på håndskrift, noe som er viktig i forhold til innskannet materiale. Treffprosenten er normalt meget høy, men datakvaliteten vil naturlig nok kunne påvirke treffprosenten.

En sensitivitetsanalyse er, etter vår mening, et meget godt hjelpemiddel for å sikre den enkelte innbyggers personvern og da også en god tjeneste for den enkelte arkiveier som ønsker å publisere sine data til publikum. Det er som kjent slik at det er arkiveier som står ansvarlig for hva som publiseres. Skulle det likevel skje en glipp, som man nesten må påberegne uansett hvor nøye man er, vil nok reaksjoner fra Datatilsynet og andre tilsynsorgan bli en del mildere når man kan vise til at man har gjort slike analyser i forkant.

Med en sensitivitetsanalyse oppnår du bedre kontroll på innholdet i dokumentene og legger til rette for sikrere publisering til publikum.

Sensitivitetsanalysen vår er stadig under utvikling, og planen er å tilby denne også til arkiveiere som har sine digitale arkiver i andre systemer enn GeoDoc.

Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat om hvordan vi sammen kan gjøre din virksomhet tryggere på innholdet i arkivet i forbindelse med en forestående publisering til publikum!

Skrevet av
Geir Harbak
Produkteier GeoDoc
geir.harbak@geomatikk-ikt.no
Tlf: +47 918 58 480