Sikker deling av arkivet? Tom svarer!

Har dere vurdert å dele kommunens eiendomsarkiv med publikum? Da er det kanskje et par ting dere burde tenke på i forhold til sensitiv informasjon og sikkerhet. Vi har snakket med vår løsningsrådgiver Tom, som besvarer noen ofte stilte spørsmål om temaet!

 

Selvbetjening er forankret i flere digitaliseringsstrategier i norske kommuner, og det er også forankret sentralt politisk å gjøre forvaltningen tilgjengelig på nett. Vi i Geomatikk har digitalisert mange papirarkiver i mange år, og det har nå blitt ganske enkelt å gjøre dette tilgjengelig for publikum!

Hvorfor er det lurt å dele dokumenter i arkivet med publikum?

Erfaringsvis får en kommune, gjerne ved Postmottaket og Arkivet, mange henvendelser fra innbyggere og aktører som entreprenører, arkitekter eller meglere som ønsker innsyn i arkivene. Dette gjelder særlig innenfor byggesak. For å gjøre hverdagen enklere for den som skal finne informasjonen er det mulig å gjøre digital informasjon tilgjengelig på en enkel måte. Slik kan Postmottak og Dokumentsenter redusere antall henvendelser, og bruke tid og kompetanse på andre oppgaver.

Hvordan håndtere dokumenter som inneholder sensitiv informasjon?

Flere dokumenttyper inneholder ikke sensitiv informasjon, men noen må delvis sladdes eller skjermes helt avhengig av innholdet.  I utgangspunktet er det arkiveieren, og gjerne da Postmottaket og Arkivet, som er ansvarlig for å skjerme informasjonen i forhold til lover og forskrifter. Dette gjelder enten det er personsensitiv-, taushetsbelagt -, eller sikkerhetsinformasjon. I en eventuell innsynsløsning mellom publikum og kommune er kommunen som arkiveier behandlingsansvarlig og ansvarlig for å skjerme informasjonen. Den som da skal behandle data, det vil si databehandleren, er ansvarlig for å følge de reglene som settes slik at det som er skjermet ikke blir publisert.

Hvordan kan man sikre sikker innlogging for publikum?

I utgangspunktet er det Offentlighetsloven som regulerer hvor mye man har lov til å se av dokumenter på andre eiendommer enn de man selv er hjemmelshaver for. Loven legger til rette for videre bruk av offentlig informasjon, og hovedreglene om innsyn sier at saksdokumenter, journaler og lignende register for organet er åpne for innsyn, dersom ikke annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov.

Når vi bistår norske kommuner med innsynsløsninger for eiendomsarkivet bruker vi nasjonale felleskomponenter som ID-porten, Matrikkelen, og SvarUt. Da logger publikum seg inn med ID-porten, og ved hjelp av Matrikkelen finner vi hvilke eiendommer som vedkommende er hjemmelshaver for. Vi kan da publisere ut de dokumentene som arkiveier, altså behandlingsansvarlig, har sagt at er greit å publisere. De dokumentene som da ikke blir publisert må innsynsbegjæres av publikum, da går svaret ut via SvarUt.

Lykke til alle sammen!