Skanning av papirarkiver siden 1998

Visste du at Geomatikk kan vise til over 20 år med erfaring innenfor skanning av papirarkiver? I dag befinner vi oss på Moholt i Trondheim, en avdeling med nesten 30 ansatte som daglig driver med skanning av små og store arkiv. Historien om digitaliseringssenteret vårt begynte allerede i 1998.

I våre første oppdrag skannet vi dokumentene i kundens lokaler. Den gang skannet vi i stor grad tekniske tegninger, blant annet for et kraftselskap, men startet også tidlig med kommunale arkiver. Tønsberg kommunes planarkiv var et av våre første digitaliseringsprosjekter. Kort tid etter skannet vi byggesaksarkivet til Bodø kommune. Vi tok også den gangen på oss oppdrag som innebar noe mer utradisjonelt arkivmateriale, som mikrofilmkort for Nesodden kommune, og protokollbøker som måtte skannes på en Copybook (vuggeskanner).

Rundt år 2004 reiste vi ned til Arendal kommune for å ta fatt på et nytt prosjekt. Kommunen skulle flytte til andre lokaler, og ønsket å digitalisere det meste av sine eiendomsarkiver, blant annet byggesaker, seksjoneringssaker og målebrev. Geomatikk hadde hovedansvaret for prosjektet, som pågikk over flere år. Det skannede materialet ble tilgjengelig i vår innsynsløsning GeoDoc, og ble også tilknyttet kommunens saksbehandlingssystem (ESA).

Gammel illustrasjon av digitaliseringsprosessen

Skanning fra eget digitaliseringssenter

Etter hvert begynte vi å hente arkiv hos kunden for å skanne i våre egne lokaler. I starten var skanningstjenesten lokalisert på Tyholt i Trondheim. Her jobbet vi blant annet med Tromsø kommunes byggesaks- og delingsarkiv. Også her skulle kommunen inn i nye lokaler. Det å ha papirarkivet lett tilgjengelig for saksbehandlerne var plasskrevende og medførte høye leiekostnader. Digitalisering av materialet, og deretter avlevering av papiret til arkivdepot, ville spare kommunen for betydelige ressurser. Arkivet var sortert og ryddet av kommunen, så vår oppgave var hovedsakelig selve skanningen.

Vi fortsatte med digitalisering for kommune-Norge. De fleste prosjektene dreide seg om skanning av eiendomsarkiver. Arkiver fra blant annet Gjøvik kommune, Innherred samkommune, og Froland kommune var alle innom våre dører en periode.

Her er en blid gjeng som driver med digitalisering på Tyholt.

Vi flytter inn i nye skanningslokaler i 2012

I 2012 nådde vi en milepæl for skanningstjenesten. Vi hadde vokst oss for store for lokalet på Tyholt, og måtte derfor flytte på oss. Vi fant et lokale ikke langt unna, som egnet seg godt til kombinasjonen produksjon og lagring av arkiv over lengre tid.

Tomme lokaler på Moholt.

Produksjonsleder Reidar pakker ut arkiv på digitaliseringssenteret

Nye arbeidsstasjoner.

I våre nye lokaler på Moholt skannet vi både små og store prosjekter for kommuner. Mesteparten av tiden var vi mellom 10 og 20 ansatte. Høsten 2015 økte vi bemanningen betraktelig, da vi forberedte oss på å gjennomføre vårt største digitaliseringsprosjekt til dags dato: Oslo kommune. Før arkivet ble sendt til oss, ble det klargjort av prosjektmedarbeidere i Oslo. Vi skannet materialet, og alt ble gjennomgått digitalt i en nøye kontroll for å sikre kvaliteten. Til enhver tid var det nesten ti personer som jobbet på prosjektet for å få alt unna.

Rundt samme tid utvidet vi lokalet vårt med et lager som er godkjent for langtidslagring av arkiv. Før dette benyttet vi oss av depot på Dora i Trondheim. Nå fikk vi mulighet til å mellomlagre arkivene, slik at de ble mer tilgjengelig for oss under produksjonen. Med mye større areal å boltre seg på, var noe av det første vi gjorde å arrangere en konkurranse med andre avdelinger i Geomatikk.

DocOlympics: Lagkonkurranse - gulvet er lava!

DocOlympics: Lagkonkurranse - løfting av paller!

Rekordår i 2019

I 2018 går Geomatikk gjennom en organisatorisk endring. Skanningstjenesten blir skilt ut som en egen avdeling, kalt Digitalisering. 2019 blir et rekordår for oss. Svært mange prosjekter pågår parallelt – vi skanner i nesten 22 000 timer! I midten av året er vi rekordmange på jobb. Alle våre arbeidsstasjoner er besatt, og vi har flere som jobber fulltid på lageret. De fleste arkivene vi jobber med er tradisjonelle papirarkiver, men i perioden fullfører vi også store prosjekter innen microfish og lysbilder. Vi ser at det er en økning av andre typer kunder som ønsker digitale løsninger, som statlige enheter og større private aktører.

Lysere tider etter koronaåret

Det siste året har krevd at vi har gjort noen tilpasninger på arbeidsplassen vår. Vi anser oss likevel heldige som har en jobb å gå til der vi får sett våre kollegaer daglig, og ikke bare på en skjerm. Digitalisering og tilgjengelighet for arkivet utenfor arbeidsplassen ble et hett tema når svært mange ble sittende på hjemmekontor over lang tid. Det føles bra å bidra til at andre får en enklere hverdag ved bruk av et digitalt arkiv. Endelig får vi flere lettelser, og begynner å se virkningene av felles dugnad og vaksinering. Nå ser vi fram til sommerferie og rolige dager, før vi går nok en travel høst i møte.

Har du spørsmål om skanning av papirarkiver? Ikke nøl med å kontakte oss for en uforpliktende prat!

Geir Harbak
Produkteier – GeoDoc
918 58 480
Geir.Harbak@geomatikk-ikt.no