Skien kommune samler VA-arkivet på ett sted med GeoDoc
Med mange ulike kilder å lete etter VA-informasjon i, ønsket Skien kommune å samle alt i en felles portal, GeoDoc.
I 2016 digitaliserte Skien kommune sitt papirbaserte VA-arkiv, som ble ryddet og skannet inn til GeoDoc. I løpende saksbehandling har kommunen arkivert direkte til sakssystemet og dokumentene har etter hvert blitt overført til en egen arkivkjerne for bevaring. Resultatet av stadig overgang til flere nyere systemer har gjort at det har blitt mange ulike arkivkilder å søke i for å finne etterspurte VA-dokumenter. Skien kommune ønsket derfor å samle alle VA-dokumentene i GeoDoc, slik at de kunne få ett sted å søke, uavhengig av opprinnelig kilde.
Import av historiske dokumenter til GeoDoc
For å løse denne utfordringen har vi tatt ut en kopi av historiske dokumenter med tilhørende data for så å importere disse inn til GeoDoc. Ved hjelp av vår maskinlæringstjeneste docAI har dokumentene automatisk fått samme benevning og metadata som resten av dokumentene i GeoDoc. docAI splitter i tillegg opp store PDF’er for å finne enkeltdokumenter som blir kategorisert i henhold til den samme standarden. Denne sammenstillingen av arkivet er viktig for å sikre god søkbarhet i det digitale arkivet i tiden framover.
Overføring fra produksjonsarkivet med GeoDoc synk
For å sikre kontinuerlig ajourhold av datagrunnlaget i GeoDoc har kommunen også valgt å sette opp GeoDoc synk, vår løsning for fortløpende import fra produksjonsarkivet. GeoDoc synk kopierer avsluttede saker fra produksjonsbasen i sakssystemet til GeoDoc, og ved hjelp av docAI kategoriseres og struktureres dokumentene automatisk etter samme prinsipper som det skannede materialet og de historiske dokumentene som allerede ligger i GeoDoc. Ved et enkelt søk i GeoDoc har kommunen da mulighet til å finne alle VA-dokumenter på en gitt eiendom.
Integrasjon med Gemini VA
Skien kommune har også en integrasjon mellom Gemini VA og GeoDoc. På denne måten kan man enkelt hente frem etterspurte dokumenter i GeoDoc direkte via kartet i Gemini VA og Gemini Portal. Dette effektiviserer arbeidshverdagen til både saksbehandlere og andre som etterspør dokumentene, eksempelvis kommunens feltpersonell.
Vi er veldig glade for å kunne bistå Skien kommune med en mer effektiv arkivhverdag og takker så mye for tilliten!
Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat om hvordan GeoDoc kan nyttiggjøres i din kommune!
Geir Harbak
Produkteier – GeoDoc
918 58 480
Geir.Harbak@geomatikk-ikt.no
