Standardisering av arkiv for eiendommer i en kommune
Mange kommuner opplever i dag utfordringer med gjenfinning av eiendomsinformasjon, og bruker mye tid på å søke og fremskaffe etterspurte dokumenter i saksbehandling og dialog med publikum. Disse utfordringene kan i stor grad tilskrives ulike rutiner for arkivering og merking over tid. En stadig høyere forventning om økt grad av selvbetjening gjør at man kjenner ekstra på disse utfordringene når arkivene ønskes publisert for publikum. Samtidig jobbes det på ulike hold for å kunne enes om en standard for merking av eiendomsarkiver, som vil gjøre søkbarheten i etterspurte dokumenter bedre.
Arkivene vi omtaler her er en liten del av det totale arkivet som saksbehandlingssystemene daglig arkiverer hos en kommune. Vi snakker i hovedsak om etterspurte dokumenter som angår saksbehandling av eiendommer. Dette er gjerne byggesaker, delingssaker, seksjoneringssaker, oppmålingssaker, vann- og avløpssaker, veisaker og landbrukssaker. Enkelte kommuner har bare noen av de nevnte saksområdene, mens andre igjen kan ha flere enn de som er nevnt.
Fellesnevneren er at dokumentene i forskjellig grad etterspørres av kommunens saksbehandlere, innbyggere og næringslivet i og rundt kommunen. Dette er også det som gjør at nevnte saksdokumenter må arkiveres på en annen måte enn annen saksbehandling i en kommune har behov for.
Digitalisering av papirarkiv
I Geomatikk har vi over mange år digitalisert papirdokumenter for kommuner og hatt et pragmatisk forhold til benevnelser av dokumenter og metadata. Når vi nå ser igjennom de arkivene vi har digitalisert de siste 20 årene, ser vi at det finnes en struktur som det er mulig å bygge en standardisering på.
Ved digitalisering av papirarkiv i dag, er det vi i Geomatikk som setter opp forslag overfor kommuner på hvordan arkivet skal se ut, slik at de får den samme inndeling og de samme benevninger i metadata som andre kommuner har.
Vi må nesten ta med at det ikke er vår standhaftighet som har laget denne «standarden», men tvert imot, ydmykhet overfor kommunenes valg av inndeling og benevning, og ikke minst tilbakemeldinger fra kommunene der de selv forteller hvordan de opplever bruk av det digitaliserte arkivet. God dialog med kommunene, sammen med en kompetent gruppe av utviklere hos Geomatikk , har dannet grunnlaget for vårt GeoDoc slik det fungerer i dag.
Arkivering i sakssystemer
Dagens løsninger for saksbehandling som omhandler en eiendom i en kommune, produserer og arkiverer stort sett de samme typer dokumenter som denne type saksbehandling har gjort i en årrekke. Det at systemene for saksbehandling har utviklet seg over tid, har påvirket hvordan en del benevnelser i registrering av metadata gjøres.
Fokuset har i stor grad vært på saksbehandling og bevaring, og mindre på fremtidig behov for tilgjengelighet og gjenbruk. Det har i liten grad blitt tatt hensyn til at dokumentene som produseres er noenlunde like, og kan benevnes som tidligere for å beholde en viss form for bakover-kompatibilitet. Når kommuner skal finne igjen dokumenter for én eiendom, har det etter hvert oppstått et problem. Dette problemet øker i takt med at nye løsninger lanseres og at kommuner slår seg sammen eller samarbeider om forvaltning av arkiver.
Behov for sammenstilling av arkiv og arkivdeler
Flere av kommunene som bruker vårt GeoDoc, og er blitt vant med GeoDoc sin søkbarhet, har forespurt oss om det er mulig å legge flere dokumenter inn i GeoDoc for å samle mest mulig informasjon på ett sted. Hva med å importere dokumenter fra sakssystemene?
Sammen med kommunene har vi erfart at dokumentene som er arkivert i sakssystemenes arkiv ofte mangler metadata, eller det er påført feil metadata. Årsaken mener kommunene, er at det er mange forskjellige personer som utfører arkivering, og at det gror frem kulturer for arkivering som endres over tid, også med innføring av nye systemer. Vi ser også at arkivering utvikles forskjellig fra kommune til kommune. Selv om det er samme type saksbehandling, og samme type dokumenter som behandles, ender forskjellige kommuner opp med forskjellige arkiv for dokumentene.
I lang tid har dette vært det som har hindret sammenstilling av arkiver. Å sette sammen to arkivdeler som i utgangspunktet inneholder samme type dokumenter, men som har forskjellig inndeling og forskjellig metadata, vil bare medføre en forverret situasjon i forhold til søkbarhet. Da er det bedre å beholde arkivdelene slik de oppstod, og heller ta vare på lokal kunnskap om hvordan en søker i de forskjellige arkivdelene.
Ettersom dette gjelder dokumenter som er etterspurt, brukes det mye tid på å finne de riktige dokumentene. Der det skjer endringer i en organisasjon, forvitrer kunnskapen om søk i arkivene, noe som ytterligere er med på å drive frem behovet for en bedre håndtering av arkivene med etterspurte dokumenter.
ArkivLett – nasjonal standard for metainformasjon
ArkivLett-prosjektet ble initiert av DiBK i samarbeid med KS. Målet var å kartlegge behovet og anbefale en nasjonal standard/veileder for metainformasjon. En standard «som kan benyttes når dokumenter legges i kommunale arkiv – enten som et resultat av den løpende saksbehandlingen eller som et resultat av at historiske arkiv digitaliseres eller kvaliteten heves ved bruk av maskinlæring og kunstig intelligens. Målet har vært å enes om en standard som gjør det lettere å søke fram relevant informasjon fra arkivet og som slik sett støtter opp under selvbetjening i byggesaksprosessen» (kilde: ArkivLett-rapport mars 2019). ArkivLett-standarden har i senere tid blitt revidert og er klar til å tas i bruk, men vil fortsette å utvikles basert på erfaringer og tilbakemeldinger fra kommuner som tar den i bruk. KS anbefaler at denne legges til grunn både ved digitalisering av papirarkiver, og når eksisterende digitalt arkiv tilrettelegges for selvbetjent innsyn.
Kunstig intelligens i arkivet
For å oppnå målet om sammenstilling og felles benevning av eiendomsinformasjon, kreves en vasking og kvalitetsheving av allerede digitalt materiale. Dette kan potensielt være en svært tidkrevende og også uoverkommelig oppgave med enorme datamengder.
Med bruk av teknologi som er tilgjengelig i dag, kan dette nå løses mer effektivt. Gjennom pilotering og samarbeid med flere kommuner har vi definert behovet, og det er påpekt gevinster i å samle alle etterspurte eiendomsdokumenter i en felles løsning med felles benevning. Teknologien som løser dette ligger i maskinlæringsdelen innenfor kunstig intelligens, der grunnlaget for maskinlæring ligger i arkivene vi i Geomatikk allerede har digitalisert manuelt. Maskinlæringstjenesten vår DocAi skanner gjennom en gitt mengde digitale dokumenter og påfører kategori etter gjenkjenning.
Dermed er det nå mulig at arkivdeler med samme type dokumenter, men med forskjellig benevning nå kan sammenstilles. Dette gjøres ved at tjenesten DocAi påfører riktig dokumenttype og sikrer ensartet merking og benevning. Grunnlaget for benevning av dokumenttype ligger i standarden som ArkivLett-prosjektet konkluderte med i sin rapport i mars 2019.
Videreutvikling av dagens ArkivLett-standard
Med dagens versjon av ArkivLett-standarden har man kommet et godt stykke på vei med å standardisere eiendomsarkiver.
Kommunene som har tatt i bruk DocAi, basert på ArkivLett-standarden, melder imidlertid tilbake at det finnes noen mangler som gjør at dokumenter som er mest etterspurt ikke lar seg identifisere enkelt nok. Det vises da til et ønske om integrasjoner som vil gjøre at andre systemer er i stand til å hente ut de dokumentene som etterspørres selv. Med minst mulig manuell håndtering ved gjenfinning av dokumenter, kan arkivarer og fagressurser heller fokusere på oppgaver og prosesser hvor deres ekspertise og kompetanse kommer bedre til nytte.
Vi ønsker å ta hensyn til kommunenes forslag til forbedring og jobber mye med hvordan standard for oppsett av et arkiv kan utvikles. Dette baserer vi på tilbakemeldinger fra kommuner som forteller oss hva som fungerer innenfor deres fagområder, der de sier noe om hvordan de vil at dette skal være. Vi har en god og åpen dialog med KS hvor vi utveksler erfaringer og kunnskap for å se på hvordan dagens ArkivLett-standard kan forbedres ytterligere.
Når et arkiv digitaliseres og videreutvikles er det viktig å tenke på hva målet for arkivet er, og hvordan det skal brukes i den digitale hverdagen, både av saksbehandlere og publikum. Vi i Geomatikk er opptatt av å bidra til en så effektiv arkivhverdag som mulig for våre kunder. Det skjer mye spennende på dette området, og hvordan merking av arkivet håndteres er altså avgjørende for hvordan arkivet skal kunne brukes i fremtiden.
Ta kontakt for en uforpliktende samtale:
Geir Harbak
Produkteier – GeoDoc
918 58 480
Geir.Harbak@geomatikk-ikt.noSkrevet av:
Ida Regine Hvidsten
Markedsansvarlig
E-post
Tlf: +47 951 13 549
