Tønsberg kommune har brukt braArkiv for eiendomsarkiver i snart 20 år

Tønsberg kommune tok i bruk braArkiv for digitaliserte eiendomsarkiver for snart 20 år siden. I årenes løp har vi hatt et godt samarbeid med kommunen som selv har digitalisert papirarkivet ved hjelp av vår skanningsløype. Til nå har kommunen driftet arkivet på egen infrastruktur, men ønsker nå å utvikle braArkivet sitt med ny funksjonalitet og inkludere innhold fra flere kilder og flere kommuner.  

Et komplett braArkiv etter kommunesammenslåing  

Kommunereformen medførte en deling og sammenslåing av gamle Re, Holmestrand og Stokke kommuner som nå er blitt en del av nye Tønsberg kommune. På bakgrunn av dette ønsker den nye kommunen nå å samle hele eiendomsarkivet til en komplett braArkiv-base. 

Tønsberg kommune er godt vant med å bruke braArkiv for oppslag i eiendomsarkiver og har over snart 20 år sett at dette fungerer godt for kommunen. Nå har de et ønske om å også kunne finne alle andre dokumenter som omhandler en eiendom på samme måte i braArkiv – alt på ett sted.  

Flytting til skydrift og ny funksjonalitet i braArkiv 

Tønsberg har nå besluttet å flytte arkivet til skydrift hos oss i Geomatikk IKT for å kunne oppgradere til nyeste versjon av braArkiv, og samtidig til enhver tid ha tilgang til ny funksjonalitet og nye versjoner.  

Import av historisk arkiv og overføring fra produksjonsarkivet til et komplett braArkiv 

De tidligere kommunene har hver sine historiske baser med digitalt skapte eiendomsdokumenter. Disse basene vil kopieres og importeres inn til braArkiv etter samme prinsipper og struktur som det skannede arkivet.  

Etter sammenslåingen har nye Tønsberg kommune fått etablert en ny produksjonsbase i ACOS Websak for løpende saksbehandling. For å komplettere braArkiv for oppslag i historisk arkivinformasjon vil også avsluttede saker i sakssystemet løpende overføres til braArkiv via vår synkroniseringstjeneste braArkiv Synk.  

Enhetlig merking og struktur sikrer søkbarhet i braArkiv 

Dokumenter som har forskjellig opprinnelse, blir nå samlet i braArkiv. Alle dokumentene gjøres søkbare med felles metadata og kategorisering, uansett hvilket system dokumentene har sin opprinnelse fra. På denne måten kan alle dokumenter som omhandler en eiendom i Tønsberg kommune hentes frem ved bruk av braArkiv. Dette gir kommunen ett sted å søke og ett sted å integrere for tilgang til eiendomsarkivet. 

Dokumentfangst med docHub for videre skanning til braArkiv 

For å komplettere braArkiv ytterligere har Tønsberg kommune anskaffet vår skybaserte dokumentfangstløsning docHub for restskanning av byggesaksarkiv, oppmålingsarkiv og landbruksarkiv. Dette innebærer at dokumenter som skannes fortløpende blir søkbare i braArkiv. I docHub kan skanneoperatører i Tønsberg kommune fritt veksle mellom hvilke arkivdeler de ønsker å skanne til.  

Alt på ett sted 

Når vi har fått samlet både historiske dokumenter og dokumenter som produseres i produksjonsmiljøet inn i braArkiv, sammen med allerede skannet materiale, sitter Tønsberg kommune igjen med et komplett heldigitalt arkiv, som sparer kommunen for tid og ressurser når de skal gjenfinne etterspurt arkivmateriale.  

Vi er glade for den tillitten Tønsberg kommune viser oss og braArkiv, og ser frem til videre samarbeid med kommunen.  

Er du nysgjerrig på hvordan braArkiv kan nyttiggjøres i din kommune? Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat!  

Runar Walderhaug
Rådgiver, arkiv og digitalisering
Runar.Walderhaug@geomatikk-ikt.no
Tlf: +47 906 41 188