Vi skal rydde og digitalisere eiendomsarkivet til Birkenes kommune!

Tidligere i år fikk vi tildelt oppdraget med å rydde og digitalisere eiendomsarkivet til Birkenes kommune. De mener digitalisering av papirarkiv handler om bevaring, tilgjengelighet og effektivisering av kommunens tjenester – noe vi er helt enige i.

Bakgrunnen for digitaliseringen er at Birkenes kommune ønsker å kunne tilby innbyggere og næringsliv gode og tilgjengelige digitale tjenester, samt at bedre tilgang på digitaliserte arkiv vil sikre raskere og mer presise beslutninger i den offentlige saksbehandlingen.

En hyggelig pakkereise

I starten av juni var det klart for å reise ned og pakke arkivene og på Sørlandet ventet det både fint vær og en hyggelig velkomst hos kommunen.

I Birkenes var det om lag 20 hyllemeter med arkiv som skulle pakkes ned og gjøres klar for transport til Trondheim. Når vi reiser ned og pakker arkiv for våre kunder er det viktig at dette gjøres systematisk og at det samtidig føres en avleveringsliste. Slik kan vi som leverandør til enhver tid ha oversikt over hva som befinner seg hvor. Dette er også viktig i forbindelse med vår 24 timers garanti, hvor vi sørger for at dokumenter som kommunen til enhver tid har behov for gjøres tilgjengelig underveis i digitaliseringsprosessen.

Her hentes arkivet av postnord som transporterer arkivet trygt til våre lokaler i Trondheim. Foto: Hildegunn Vidar Lia Tang

Et søkbart og fleksibelt arkiv

Når arkivet etter hvert blir ferdig digitalisert og tilført enhetlig kategorisering og struktur i henhold til ArkivLett-standarden, vil kommunens informasjon bli søkbar for ansatte og eksterne brukere av arkivmaterialet. Arkivet blir da lettere tilgjengelig med mer fleksible muligheter for gjenfinning, gjenbruk og integrasjoner mot andre systemer.

Et viktig poeng med digitalisering av byggesaksarkivet er at det er et arkiv som er av interesse for veldig mange, både internt i kommunen, men også for innbyggere og eiendomsmeglere for eksempel. Det er mye enklere å kunne slå det opp digitalt enn å måtte gå ned i byggesaksarkivet i kjelleren og lete i arkivskapene, sier Hildegunn Lia Tang, fagansvarlig for dokumentsenteret i Birkenes kommune og arkivet i Lillesand kommune.

Arkivmedarbeider Siri Lima Flakk som har sittet i prosjektgruppa for digitaliseringsprosjektet gleder seg stort – på både egne og andres vegne – over at det gamle byggesaksarkivet endelig blir digitalt:

Dette har jeg sett fram til lenge! Men jeg tror nok at det er de i Servicetorget og på Byggesak som kommer til å ha mest glede av det. Det er de som kommer til å merke den store forskjellen; alt ligger digitalt, er søkbart og ligger på gårds- og bruksnummer, påpeker arkivmedarbeideren.

Avdelingsleder Kjersti Børseth i Geomatikk IKT sammen med Hildegunn Lia Tang og Siri Lima Flakk i Birkenes kommune. Foto: Bjørn Vidar Lie

Her kan du lese mer om hva Birkenes Kommune skriver om oppstarten av digitaliseringsprosjektet.

Vi takker for tillitten og ser fram til et godt samarbeid i tiden framover!

Ta gjerne kontakt med oss for å se på mulighetene for å digitalisere din virksomhet sine arkiver.

Geir Harbak
Produkteier – GeoDoc
918 58 480
Geir.Harbak@geomatikk-ikt.no