Året som gikk og dets betydning for skanningstjenesten
Nå som vi har levd et helt år i en annerledes verden, er det greit å sette seg ned og reflektere litt over året som gikk.
På digitaliseringsavdelingen fikk vi en travel start på det nye tiåret. Kommune- og regionreformen trådte i kraft 1. januar og fikk stor betydning for de offentlige arkivene. Året før var i stor grad preget av forberedelser og tilpasninger knyttet til dette. En sammenslåing er krevende, men det er også en mulighet til å tenke nytt om hvordan den nye kommunen eller fylket skal være. En felles digital plattform ble helt nødvendig i dette puslespillet. God planlegging og kartlegging av arkivene på forhånd er en av de viktigste nøkkelfaktorene for suksess i disse endringsprosessene. Januar og februar gikk slag i slag. Mange skanningsprosjekter var godt i gang, og flere skulle starte opp. Vi ferdigstilte blant annet et stort prosjekt for en statlig enhet. De fleste prosjektene vi gjennomfører gjør vi i Trondheim, men dette var et av prosjektene der vi setter opp skannestasjoner hos kunden i stedet.
Så kom mars. Nedstengningen av Norge bød på utfordringer for digitaliseringsavdelingen vår. Kun én tjeneste var oppe og gikk som normalt; «scan on demand». Det sikret at papirarkiv lokalisert på lageret vårt i Trondheim ble skannet på forespørsel, og gjort tilgjengelig for kundene våre ved behov. Våren 2020 ble alle virkelig klar over hvor praktisk det er å ha alt av arkivinformasjon tilgjengelig digitalt. På hjemmekontoret var det langt verre å lete opp papirbaserte saksmapper i hyller, skap, kjellere og på loft. Våre løsninger hjelper kundene å finne dokumentene de trenger for å gjøre jobben sin, uavhengig av hvor de befinner seg. Dette er fremdeles hverdagen for mange, og det er sannsynlig at vi vil se oftere bruk av hjemmekontor også etter pandemien.
Over sommeren ferdigstilte vi flere prosjekter. Det innebar også oppstart av nye. Tiden før jul er tradisjonelt en travel periode for oss. I oktober tok avdelingsleder Stian Elvetun farvel med Geomatikk IKT etter fem år. Han har tatt med digitaliseringsavdelingen på en spennende reise, og har virkelig formidlet fordelene med et digitalt arkiv. Under hans ledelse har det også skjedd mye med selve produksjonsløypa. Susanne Klettgjerde tok over stafettpinnen. Hun har jobbet i digitaliseringsavdelingen i flere år og har god kunnskap om det som skjer i avdelingen, produksjonen og i prosjektene.
Et spesielt år gikk mot slutten. I desember bød vi på et innblikk i arbeidshverdagen til to av våre ansatte. Isak og Markus forklarte i en egen artikkel stegene i digitaliseringsprosessen som foregår innenfor våre vegger.
Det siste året har utfordret de ansattes måte å jobbe på. Vi er avhengige av å ha tilgang til arkivet fysisk, i tillegg til ulike skannere og annet utstyr, og hjemmekontor har derfor ikke vært et alternativ. Vi har vært fleksible, og har hele veien gjort tilpasninger med tanke på smittevern. I dag ligger fokuset på god håndhygiene, desinfeksjon av berøringspunkter, og å holde trygg avstand til hverandre. Vi er heldige som får møte våre kolleger hver dag – ikke bare over en skjerm.
Det har på mange måter vært et krevende år. Nyttige erfaringer tar vi likevel med oss videre. Vi er stolte av at våre medarbeidere har vært omstillingsdyktige og at vi har fortsatt å utvikle oss i denne perioden, og ikke minst er vi takknemlige for mange spennende prosjekter!
Skrevet av
Astrid Heggem
Konsulent – Digitalisering