Dønna kommune utfører arkivanalyse

Dønna kommune har besluttet å gjennomføre en arkivanalyse for å få oversikt over arkivene som forvaltes av teknisk sektor i kommunen. Resultatet av arkivanalysen skal gi grunnlag for å evaluere fremtidige muligheter, samt se potensialet og funksjonaliteten til arkivene opp mot de mulighetene som markedet tilbyr i dag.

Vår rådgiver Runar Walderhaug besøker kommunen og vil sammen med de kartlegge papirbaserte og digitale arkiver - før det hele ender opp i en rapport som kan brukes som beslutningsgrunnlag for videre måloppnåelse, denne presenteres og oversendes kommunen.

Arkivanalysen med tilhørende rådgivning vil legge et godt grunnlag for kartlegging av en fremtidig digitaliseringsprosess, samt anskaffelse av nødvendig programvare, med sikte på å nå kommunens mål om enkel og sikker tilgjengeliggjøring av arkivene. Med tilgjengeliggjøring menes først og fremst at dokumentene vil bli tilgjengelig for kommunen selv og kan brukes i saksbehandlingssystemer som for eksempel eByggeSak, samt i portalløsninger for publikum og innbyggere i kommunen. Slik kan saksbehandlingen i kommunen effektiviseres og servicegraden mot innbyggere økes. Ved å gjennomføre en digitaliseringsprosess vil papirarkivet i tillegg kunne avleveres, noe som medfører gevinster som frigjøring av plass samt økt grad av sikkerhet. Arkivanalysen vil bidra til å skaffe oversikt, sette riktige forventninger og sikre gode målsetninger i forkant av en slik digitaliseringsprosess!

Les også om Arkivanalyse i Sør-Odal kommune og Arkivanalyse i Ski og Oppegård.

5 gevinster ved å gjennomføre en arkivanalyse:

• Kartlegger dine arkiver og gir oversikt over hva arkivlandskapet består av, både fysisk og digitalt
• Avdekker hvilke utfordringer som finnes med dagens arkiv
• Synliggjør hvilke muligheter som finnes i markedet dag
• Gir deg oversikt over hvilke arkivdeler som med fordel kan digitaliseres og hjelper deg å sette en målsetting for arkivene
• Definerer konkrete oppgaver for å nå målsetting

Vurderer du å gjennomføre en arkivanalyse? Ta gjerne kontakt med Runar Walderhaug for en uforpliktende prat om hvordan vi kan bistå din kommune med rådgivning og kartlegging av papirbasert og digitalt arkivmateriale:

Runar Walderhaug
Rådgiver, arkiv og digitalisering
Runar.Walderhaug@geomatikk-ikt.no
Tlf: +47 906 41 188