Henting av prosjektarkiv hos Norges Geotekniske Institutt – NGI

Når man skal komme i gang med digitalisering av papirarkivet må arkivet naturligvis pakkes ned i første omgang. Tidligere i år har vi vært på flere pakketurer, og denne måneden gikk pakketuren til NGI ved Ullevål i Oslo. NGI skal nemlig sette i gang med digitalisering av prosjektarkivet bestående av om lag 18 500 rapporter og 17 000 tegninger. Prosjektarkivet er i daglig bruk, både internt og av eksterne kunder. Det er derfor viktig at arkivet pakkes effektivt ned og fraktes trygt opp til våre lokaler i Trondheim, slik at etterspurte dokumenter kan tilgjengeliggjøres ved behov via vår innsynsløsning GeoDoc. Vi tilbyr nemlig prioritert skanning under hele digitaliseringsprosessen slik at NGI til enhver tid har tilgang til prosjektene sine ved behov. 

Oppfølging før, under og etter pakking av arkivet  

Før pakking ble det avholdt et møte med prosjektleder hos NGI hvor vi gikk gjennom planen for pakking og deretter startet organiseringen av pakking av arkivet bestående av nesten 100 hyllemeter med arkivmapper, i tillegg til 5 arkivskap med tegninger i A3-format og større.  

Lokale ressurser fra Oslo pakket arkivet trygt ned i flytteesker som ble tydelig merket. Flytteeskene ble deretter satt på paller. For å kunne ha full oversikt over det nedpakkede arkivmaterialet ble det som vanlig laget en avleveringsliste, slik har både vi og NGI full oversikt over hvilke mapper som ligger hvor. Avleveringslista er viktig for å finne og tilgjengeliggjøre dokumentasjon som etterspørres underveis i gjennomføringsperioden mens papirarkivet befinner seg hos oss, og for at kunden også skal ha full oversikt dersom arkivet skal leveres tilbake etter endt skanning.

Deretter ble alle pallene lastet på en stor trailer som kjørte direkte opp til våre lokaler i Trondheim. Allerede neste morgen var alle pallene trygt levert hos oss og plassert på vårt lager, klart til digitalisering. Etter digitalisering skal papirarkivet mellomlagres hos oss inntil NGI har besluttet om de ønsker å beholde papiroriginalene for fjernlagring eller om disse skal sikkerhetsmakuleres. De digitale filene leveres i PDF/A og gjøres fortløpende tilgjengelig for rask og effektiv digital nedlasting og kvalitetssikring. 

Omvisning på digitaliseringssenteret og demovisning av GeoDoc

Uken etter hentingen var vi også så heldige å få NGI på besøk til oss her i Trondheim, hvor vi hadde omvisning på Digitaliseringssenteret samt gjennomgang av arkivet deres her. I tillegg fikk vi tid til demovisning av GeoDoc med integrasjoner, samt en trivelig lunsj i Tyholttårnet. 

Vi takker NGI for tillitten og ser frem til videre samarbeid!