Klepp kommune oppgraderer sitt braArkiv

Klepp kommune har vært kunde av oss siden vi startet prosessen med å digitalisere eiendomsarkivene deres våren 2018. Kommunen har siden den gang benyttet braArkiv for tilgjengeliggjøring av det digitale arkivet internt i kommunen, og fikk etter hvert koblet på publikumsportalen docTorg for publisering til kommunens innbyggere og næringsliv. Nå ønsker de å optimalisere bruken av det digitale arkivet ytterligere, og derigjennom effektivisere dialogen med publikum.

Kommunen har i dag to braArkiv-baser som skal sammenslås, i tillegg til at de skal i gang med import av historiske baser til braArkiv samt synk av produksjonsbaser. Klepp vil også få vår løsning dochub – en skyløsning for fangst, digitalisering og strukturering av data til braArkiv.

Sammenslåing av braArkiv

Klepp kommune har i dag to braArkiv-baser med til dels overlappende data som skal sammenslås, slik at all data blir overført til gjeldende versjon 6. Dette er den nyeste hovedversjonen av braArkiv, hvor det følger med en rekke forbedringer:

• Konfigurerbart antall sidevisninger i trefflisten
• Ny og forbedret tjeneste for adressesøk
• Enklere opplasting av fil
• Forbedret løsning for nedlastning av varianter av filer og zip-filer
• Forbedret løsning for sending av dokumenter til e-post

Etter godkjent overføring vil basen som tidligere lå i versjon 5 bli sperret og slettet.

Import av historiske baser til braArkiv

Etter sammenslåingen vil kommunen få importert historisk base fra sitt saksystem inn til braArkiv for å komplimentere allerede skannede data. Dataene i historisk base hentes ut og kopieres inn til braArkiv, slik at man har mulighet til å legge på mer metadata, og oppnå en enhetlig struktur i arkivene. Når alt ligger samlet i braArkiv sparer dette også kommunen for merarbeid i forbindelse med å finne etterspurte data.

Synk mot produksjonsbase fra braArkiv

For å oppnå et komplett heldigitalt arkiv og alt i ett søk har kommunen også besluttet å ta i bruk vår tjeneste braArkiv Synk, en tjeneste for kobling mot produksjonsbasen til saksystemet.

En kobling mot produksjonsbasen vil bety å få løpende kopiert avsluttede saker og dokumenter fra produksjonsbasen direkte til braArkiv, uten å slette eller flytte filene.  Ved hjelp av kunstig intelligens kategoriseres og struktureres dokumentene automatisk etter samme prinsipper som det skannede materialet og de historiske basene som allerede ligger i braArkiv. braArkiv vil dermed bli kontinuerlig oppdatert med de nyeste sakene, og samtidig ha enhetlig kategorisering, strukturering og metadata.

dochub for skanning og strukturering av materiale til braArkiv

Klepp kommune benytter i dag SendTil som verktøy for løpende skanning og tilførsel til braArkiv. Denne løsningen erstattes nå av vår nyere løsning docHub. docHub er en fleksibel løsning som utover å være en ren skanningsløsning, også kan nyttes til automatisk import av digitale data fra ulike kilder som epostmapper og filmapper. Tjenesten strukturerer all informasjon i ett felles grensesnitt, splitter store PDF-dokumenter, legger til kategorier og sender ferdig formatert til ønsket arkivdel i braArkiv.

Alt i ett søk!

Når vi har fått inn både historiske dokumenter og dokumenter som produseres i produksjonsmiljøet inn i braArkiv, sammen med allerede skannet materiale, sitter kommunen igjen med et komplett heldigitalt eiendomsarkiv, som kan benyttes til integrasjoner fra ulike systemer som eByggesak, kartløsninger, meglerløsninger og publikumsportal. Kommunen har da ett integrasjonspunkt med all eiendomsdata likt kategorisert, noe som sparer kommunen for tid og ressurser når de skal gjenfinne etterspurt materiale.

Vi ser frem til samarbeidet med Klepp kommune i tiden som kommer!

Ønsker din virksomhet å vite mer om mulighetene i braArkiv? Ta kontakt for en uforpliktende samtale!

Geir Harbak
Rådgiver, arkiv og digitalisering
geir.harbak@geomatikk-ikt.no
Tlf: +47 918 58 480