Når krisen rammer etterspurte arkivdata

Hva skjer når krisen rammer etterspurte arkivdata? Vi har akkurat vært gjennom en pandemi der ansatte har havnet på hjemmekontor, i karantene og isolasjon - og det spås at flere pandemier vil komme.

Vi har også hatt naturkatastrofer de senere årene, som eksempelvis leirskredet i Gjerdrum med dypt tragiske følger. Samtidig hører vi stadig at ekstremvær med påfølgende muligheter for flom og leir- og jordras vil kunne bli normalen.

Hvordan har kommunen sikret seg i forhold til disse scenarioene?

Har man tilgang til livsviktige data når kommunen rammes? Hva om man plutselig ikke har tilgang til kommunehuset der arkivene ligger i en kjeller som er oversvømt, eller lokalisert midt i et rasområde?

Vil eventuelle hjelpemannskaper, politi, presse, myndigheter og publikum få den dokumentasjonen som raskt er påkrevd? Kanskje.

Samle alt etterspurt arkivmateriale i skya

Har man digitalisert sine papirarkiver, samlet etterspurte arkivdata fra ulike historiske elektroniske kilder (som for eksempel fagsystemer, historiske arkivkjerner og filsystemer) og i tillegg satt opp en løpende oppdatering fra aktive kilder (som for eksempel sakarkivsystemet), vil man ha kommet langt på vei.

Er dette i tillegg trygt plassert i en skyløsning vil man kunne nå disse dataene fra et hjemmekontor, feriehus, hotell, krisestab osv. Alt som kreves er en PC, nettbrett eller mobiltelefon med de rette tilganger, men er dette mulig?

GeoDoc som felles oppslagsverk for etterspurte arkivdata

I Geomatikk IKT har vi nå en rekke kommunekunder som benytter vår løsning GeoDoc som muliggjør nettopp dette.

Disse kommunene har skannet sine papirarkiver, kopiert data fra historiske baser og satt opp en synkronisering mot sitt sakarkivsystem. Alle metadata og dokumenter kopieres og samles i GeoDoc.

I GeoDoc blir alle dataene (uavhengig av kilde) ordnet, strukturert og kategorisert slik at de fremstår som ensartet og søkbare i ett felles oppslagsverk.

Trenger man en tegning på et gitt gårdsnummer vil man finne denne, uavhengig av dokumentets opprinnelige kilde. Det som ikke ligger i GeoDoc vil man heller ikke finne i andre systemer. Fra skya vil dataene være tilgjengelige fra hvor som helst, og når man trenger de som mest.

I tillegg kan man velge å gi innbyggerne selvbetjent tilgang via vår publikumsløsning docTorg som knyttes direkte mot GeoDoc.

Ett felles oppslagsverk for alle etterspurte arkivdata vil lette håndteringen av det enorme informasjonsbehovet som gjerne oppstår i en akuttsituasjon, men også i den hverdagslige saksbehandlingen og publikumsdialogen.

Høres dette forlokkende ut? Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat om hvordan kommunens etterspurte arkiver kan rigges på en bedre måte!

Geir Harbak
Produkteier – GeoDoc
918 58 480
Geir.Harbak@geomatikk-ikt.no