Nye Kristiansand slås sammen til ett felles braArkiv og publiserer for publikum

Etter sammenslåingen med Songdalen og Søgne har nye Kristiansand kommune behov for å sammenstille sine digitale eiendomsarkiver. Både Songdalen og gamle Kristiansand hadde sine skannede papirarkiver i braArkiv før sammenslåingen. 

Forprosjekt for sammenstilling 

Vi har gjennomført et forprosjekt sammen med kommunen for å få en oversikt over alle eksisterende data og arkivbaser, samt hva som skal overføres til nytt felles braArkiv. 

Dette forprosjektet resulterte i en rapport som beskriver arkiver, arkivdeler og dokumentkategorier benyttet i eksisterende braArkiv for Kristiansand og Songdalen.  

Normalisering av eksisterende braArkiv før sammenstilling 

Før de to braArkiv-basene kunne sammenslås, ble det utført en normalisering av eksisterende braArkiv-baser. Det ble definert navn på attributter og dokumentkategorier basert på KS sin GeoIntegrasjonstandard (GI) og KS ArkivLett.  

Videre ble det laget mappinger mellom eksisterende attributter/kategorier og ny ønsket standard, og begge braArkivene ble oppdatert i henhold til dette. 

Denne normaliseringen gjorde den påfølgende konverteringen og migreringen til ett felles braArkiv mye enklere. I tillegg vil dette også lette fremtidige oppsett av integrasjoner mot tredjepart som ofte også benytter samme standarder. 

Import av historiske baser til felles braArkiv 

For å komplettere braArkiv ytterligere, importeres flere historiske baser fra sakarkiv fra alle de tre tidligere kommunene inn til ett felles braArkiv. 

Dokumentene som blir hentet gjennomgår en «vask» ved hjelp av maskinlæring og får ny ønsket kategorisering via vår løsning docAI. 

På denne måten normaliseres også disse dataene, og med enhetlig struktur og merking legger vi til rette for enklere søk og ikke minst publisering av arkivmaterialet for publikum, uavhengig av opprinnelig kilde. 

Publisering for publikum i docTorg 

Arkivmaterialet som blir sammenstilt i braArkiv skal nå tilgjengeliggjøres for innbyggere og næringsliv i vår publikumsportal docTorg. I docTorg får de som trenger det tilgang til arkivet, og kommunen kan fristille ressurser brukt på betjening av publikum til andre formål.  

docTorg speiler innholdet i braArkiv, men sammen med kommunen avklarer vi hvilke arkivdeler og dokumentkategorier som skal tilgjengeliggjøres for publikum. 

Publikum logger seg på med ID-porten og får tilgang til de eiendommer og dokumenter som kommunen har besluttet. Dokumenter som er unntatt offentlighet er låst med en hengelås i trefflista, men kan etterspørres med begjæring om innsyn via skjema integrert i løsningen.  

Nye Kristiansand kommune tar nå et viktig steg på veien til et komplett braArkiv for eiendomsinformasjon, og ikke minst mot å gjøre publikum selvbetjent.  

braArkiv – ett sted å søke, ett sted å integrere. 

Vi takker kommunen for tilliten så langt og ser frem til det videre samarbeidet fremover! 

Ahmad Gashamy
Rådgiver arkiv og digitalisering
+47 909 10 788
Ahmad.Gashamy@geomatikk-ikt.no