Overføring fra produksjonsbaser til braArkiv

Vi i Geomatikk IKT ønsker å sikre en verdiøkning av de tekniske arkivene til våre kunder, og ser at det å samle ulike arkivbaser til én base blir mer og mer etterspurt, nettopp for å forenkle søk og gjenfinning. Kort sagt ønsker vi å samle og rydde arkivene, slik at du enkelt kan finne og dele de dokumentene som etterspørres fra arkivet og dermed bidra til en mer effektiv hverdag.

Stadig flere velger å importere historiske sakarkivbaser inn til braArkiv, sammen med det skannede papirarkivet – men hva med det som produseres hver dag? Er det aktuelt for kommunen å legge til rette for ett felles søk etter informasjon i flere kilder?

braArkiv har til nå hovedsakelig bestått av historiske skannede papirarkiver, men vi ser stadig et ønske om å minimere antall kilder å søke i, og at flere arkiveiere derfor velger å importere historiske sakarkivbaser til braArkiv. For å komplettere det hele, og oppnå en tilnærmet komplett base for tekniske arkiver, jobber våre dyktige systemutviklere nå med en løsning for å synkronisere braArkiv med produksjonsbasen også.

Løpende oppdatering av braArkiv

Før sommeren 2020 vil vi kunne tilby å hente data og dokumenter fra produksjonsbaser. Det vil si at man løpende får kopiert avsluttede saker og dokumenter fra produksjonsbasen direkte til braArkiv, uten å slette eller flytte filene. Videre rydder og kategoriserer vi dokumentene ved bruk av maskinlæring. På denne måten vil arkivene bli kontinuerlig oppdatert med de ferskeste sakene, og samtidig ha enhetlig kategorisering, strukturering og metadata. Dette vil være et viktig steg mot ett heldigitalt eiendomsarkiv.

Så hva er gevinsten ved dette? Ved å samle all historisk data på ett sted, både skannet papirarkiv og elektronisk skapte arkiver, og i tillegg koble på produksjonsbasen for løpende overføring, kan en oppnå store effektiviseringsgevinster. Jo flere dokumenter samlet på ett sted, jo bedre! Med én komplett innsynsløsning for tekniske arkiver er resultatet alt i ett søk – uavhengig av opprinnelig kilde. Kommunen sitter igjen med et ryddigere arkiv, økt tidsbesparelse ved saksbehandling og en bedre digital oversikt.

Flere kommuner på vent

Våre utviklere er i full sving med å ferdigstille funksjonaliteten for overføring fra produksjonsbaser, og dette har medført en større etterspørsel fra noen av våre over 130 kommuner som bruker braArkiv i dag. Det interkommunale driftsselskapet IKT Agder har nå besluttet å gå helt over til skydrift, og flytter derfor alle sine braArkiv over i skya hos oss i Geomatikk IKT. Med dette skal også produksjonsbasen få sin rettmessige plass. Kongsvinger, Larvik og flere øvrige kommuner er også hakk i hel med å legge til rette for et heldigitalt arkiv med alt i ett søk, og vil få innfridd flere digitaliseringsmål gjennom overføring fra produksjonsbasen til braArkiv.

Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat om hvordan du kan få tilgang til produksjonsbasen fra ditt braArkiv.

Geir Harbak
Rådgiver, arkiv og digitalisering
geir.harbak@geomatikk-ikt.no
Tlf: +47 918 58 480